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Heilmittelverordnung prüfen – mit Fristen-Ampel und rotem Faden

Der Verordnungsassistent prüft schon während der Eingabe, warnt rechtzeitig vor Fristen und zeigt jederzeit den nächsten Schritt – damit keine Verordnung liegen bleibt und keine Abrechnung verfällt.

Formular „Neue Verordnung“ in Thera X mit Rezept einlesen und Prüfspalte nach Heilmittel-Richtlinie

Von der Erfassung bis zur Prüfung

Jeder Baustein hat eine eigene Seite mit Bildschirmfotos und Einzelheiten – einfach die Karte anklicken.

Rezept einlesen

Foto, Scan (PDF) oder Handy-Kamera: Die Verordnung wird gelesen und das Formular vorausgefüllt. KI optional.

Live-Prüfung bei der Eingabe

Nach den Grundregeln der Heilmittel-Richtlinie: Diagnosegruppe, ICD-10-Code, Leitsymptomatik, Frequenz und Höchstmengen.

Heilmittelkatalog und ICD-10-GM

Die Katalogwerte zur gewählten Diagnosegruppe stehen direkt neben dem Formular.

Alle gängigen Verordnungsarten

Muster 13 und Z13, Blanko (Physio/Ergo), BG, Privat und Selbstzahler – zugeordnet zum Behandlungsfall.

Behandlungsbestätigung am Gerät

Je Behandlung am Tablet bestätigen lassen; Rückseite Muster 13 mit Datum und Maßnahme bedrucken.

Fristen-Frühwarnsystem

Behandlungsbeginn, Unterbrechung, Ausschlussfrist – in der Übersicht und auf Wunsch täglich per E-Mail.

Der Verordnungsassistent im Programm

Erfassen, prüfen, im Blick behalten – so sieht es in Thera X aus. Zum Vergrößern anklicken.

Thera X: Formular „Neue Verordnung“ mit Live-Prüfung (frei erfundene Beispieldaten) — Neue Verordnung: Prüfung schon während der Eingabe

Thera X: Seite „Verordnungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Alle Verordnungen mit Stand und Ampel

Thera X: Fristen- und Frequenzübersicht (frei erfundene Beispieldaten) — Fristen- und Frequenzübersicht

Die Abrechnungsampel

Jede Verordnung hat ihre eigene Ampel. Die Übersicht sammelt unter „Heute zu erledigen“, was jetzt dran ist. Alle Einzelheiten auf der Seite Abrechnungsampel.

Rot · Jetzt handelnDie Frist läuft ab – z. B. „Das muss jetzt abgerechnet werden.“

Gelb · Bald handelnUnterschriften fehlen, eine Arztänderung ist offen oder es wird zeitlich knapp.

Grün · AbrechenbarAlles vollständig – ab in den Abrechnungslauf.

Verordnungsliste in Thera X mit Behandlungsfortschritt, rotem Faden und Abrechnungsampel je Verordnung

Der rote Faden durch jede Verordnung

Prüfen › Planen › Behandeln › Unterschriften › Zuzahlung › Leistungen › Abrechnung › Zahlung: Jede Verordnung zeigt ihren Stand und den nächsten Schritt, der mit einem Klick erledigt ist. Abweichende Fristen aus Sonderverträgen hinterlegen Sie je Kostenträger – die Ampel rechnet damit.

Warum Fristen in der Praxis so oft verloren gehen

Eine Heilmittelverordnung hat viele Uhren: 28 bzw. 14 Tage bis zum Behandlungsbeginn, höchstens 14 Tage Unterbrechung ohne Begründung, bei der Blankoverordnung 16 Wochen Gültigkeit und nach der letzten Behandlung die Ausschlussfrist für die Abrechnung. Dazu kommen fehlende Unterschriften, Arztänderungen und Verordnungen, die nach dem letzten Termin in einer Ablage verschwinden.

Der Verordnungsassistent rechnet alle diese Fristen für jede einzelne Verordnung mit – vorsichtig: Die Vorwarnung kommt einen Tag früher. In der Übersicht sammelt Thera X unter „Heute zu erledigen“, was jetzt dran ist. Auf Wunsch kommt die Liste jeden Morgen per E-Mail. Abweichende Sonderverträge einzelner Kostenträger hinterlegen Sie einmal, die Ampel rechnet danach.

Mehr Hintergrund zu den Fristen finden Sie in unserem Ratgeber zu den Fristen der Heilmittelverordnung.

Heilmittelverordnung prüfen: worauf es bei Muster 13 ankommt

Bevor die erste Behandlung beginnt, lohnt ein genauer Blick auf die Verordnung. Fehler fallen sonst oft erst bei der Abrechnung auf – wenn es zu spät ist. Diese Angaben prüft Thera X schon während der Eingabe:

Versichertendaten und Kostenträger vollständig und lesbar
Verordnende Ärztin bzw. Arzt mit Arztnummer und Betriebsstättennummer, Unterschrift und Ausstellungsdatum
Diagnosegruppe, ICD-10-Code und passende Leitsymptomatik
Heilmittel, Menge je Verordnung und Frequenz im Rahmen des Heilmittelkatalogs
Angaben zu dringlichem Behandlungsbedarf, Hausbesuch und Therapiebericht
Bei Blankoverordnung: zulässige Diagnose und Gültigkeit von 16 Wochen

Was passiert, wenn etwas fehlt oder nicht passt?

Nicht jeder Fehler macht eine Verordnung wertlos. Manche Angaben dürfen Sie nach Rücksprache mit der verordnenden Praxis selbst ergänzen, andere muss die Ärztin ändern – welche, regeln Heilmittel-Richtlinie und Rahmenvertrag. Thera X markiert, wo etwas fehlt oder nicht zum Katalog passt, und erklärt den Hinweis in Klartext. Ist eine Arztänderung nötig, bleibt die Ampel gelb, bis sie erledigt ist. Ab Dezember 2026 schicken Sie solche Rückfragen per KIM direkt aus der Akte, ohne Fax.

Wichtig ist uns die ehrliche Grenze: Die Prüfung arbeitet nach den Grundregeln und den Katalogwerten. Sie nimmt Ihnen das Nachschlagen ab, ersetzt aber nicht Ihre fachliche Einschätzung und keine Abrechnungsberatung.

Diagnosegruppen, Höchstmengen und langfristiger Heilmittelbedarf

Der Heilmittelkatalog ordnet jede Verordnung einer Diagnosegruppe zu – in der Physiotherapie zum Beispiel WS für Wirbelsäulenerkrankungen oder EX für Erkrankungen der Extremitäten und des Beckens. Daraus ergeben sich die zulässigen Heilmittel und die Höchstmenge je Verordnung, bei WS und EX etwa bis zu sechs Einheiten. Thera X zeigt die Katalogwerte zur gewählten Diagnosegruppe direkt neben dem Formular.

Für Patienten mit langfristigem Heilmittelbedarf oder besonderem Verordnungsbedarf gelten eigene Regeln: Die Verordnung kann dann bis zu zwölf Wochen umfassen. Ob eine Diagnose auf der entsprechenden Liste steht, prüft der Assistent anhand des ICD-10-Codes und der aktuellen Diagnoseliste. Mehr dazu in den Beiträgen Diagnosegruppe EX und Leitsymptomatik und Langfristiger Heilmittelbedarf.

Blankoverordnung: was 2026 gilt

Bei der Blankoverordnung entscheiden Sie als Therapeutin oder Therapeut selbst über Heilmittel, Menge und Frequenz – in der Physiotherapie für bestimmte Schulterdiagnosen der Diagnosegruppe EX. Die Verordnung gilt 16 Wochen; innerhalb dieser Zeit tragen Sie die Versorgungsverantwortung. Seit dem 30. Juli 2026 entfällt für neu ausgestellte Blankoverordnungen die versorgungsbezogene Pauschale. Für vorher begonnene Versorgungen ist der Übergang zwischen Verbänden und Krankenkassen umstritten.

Thera X ordnet die Blankoverordnung dem Behandlungsfall zu, rechnet mit Ihrer eigenen Preisliste und behält die 16-Wochen-Frist im Blick. Bei Grenzfällen rund um den Stichtag hilft es, das Datum der Terminvereinbarung festzuhalten – der Kalender liefert es. Alle Details im Beitrag Blankoverordnung Physiotherapie.

Häufige Fragen zum Verordnungsassistenten

Ersetzt die Prüfung die fachliche Kontrolle?

Nein. Thera X prüft nach den Grundregeln der Heilmittel-Richtlinie und weist auf Auffälligkeiten hin. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Praxis – die Prüfung nimmt Ihnen aber das Nachschlagen ab.

Kann Thera X Blankoverordnungen?

Ja, für Physiotherapie und Ergotherapie – zugeordnet zum Behandlungsfall und mit eigener Preisliste.

Gibt es die eVerordnung?

Noch nicht. Die eVerordnung für Heilmittel ist bundesweit noch nicht verbindlich eingeführt; nach Angaben des Physiotherapieverbands IFK (August 2026) soll sie laut Gesetz zum 1. Juni 2029 verpflichtend werden. Thera X wird darauf vorbereitet.

Wie lange ist eine Heilmittelverordnung gültig?

Die Behandlung muss in der Regel innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung beginnen, bei dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Tagen. Eine Unterbrechung von mehr als 14 Tagen ohne Begründung führt zum Verlust der Gültigkeit. Abgerechnet werden muss innerhalb von 9 Kalendermonaten ab Ende des Monats der letzten Behandlung.

Welche Diagnosegruppen gibt es in der Physiotherapie?

Der Heilmittelkatalog unterscheidet unter anderem Erkrankungen der Wirbelsäule (WS), der Extremitäten und des Beckens (EX), des zentralen Nervensystems (ZN), periphere Nervenläsionen (PN), Störungen der Atmung (AT) und Lymphabflussstörungen (LY). Thera X zeigt zu jeder Gruppe die Katalogwerte direkt neben dem Formular.

Verordnungen

Kein verlegtes Rezept mehr.

Der Verordnungsassistent prüft schon bei der Eingabe, die Fristen-Ampel zeigt, wo es eng wird – Einheiten und Fristen behalten Sie jederzeit im Blick.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.