Funktion · Personal

Personalverwaltung für die Physiotherapie: Verträge, Urlaub und Dienste

Verträge mit Fristen, Urlaubsanträge mit Vier-Augen-Prinzip, ein Urlaubskalender für das ganze Team und eine Dienstübersicht mit Soll und Ist – geschützt durch eigene Rechte und direkt verbunden mit dem Terminkalender.

Thera X: Stammdaten › Mitarbeiter (frei erfundene Beispieldaten) — Stammdaten › Mitarbeiter · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Personal und Urlaubsplanung in einer Praxissoftware

Verträge und Fristen

Vertragsabschnitte je Mitarbeiter mit Probezeit, Befristung, Ausbildungsende und Kündigung – farbig nach Restlaufzeit.

Urlaubsanträge

Antrag mit Vorschau der Arbeitstage und des Resturlaubs, Genehmigung durch eine andere Person.

Urlaubskalender

Wer ist wann abwesend? Monatsansicht für das Team, mit Mindestbesetzung und Zeile „Anwesend“.

Dienstübersicht

Soll, Ist und Termine je Mitarbeiter und Tag – mit Hinweisen auf Abweichungen.

Zeiterfassung übernehmen

Schichten aus Ihrem Zeiterfassungssystem per Excel oder CSV einlesen und mit Terminen abgleichen.

Zertifikate

Fortbildungen und Nachweise mit Ablaufdatum – Erinnerung 60 Tage vorher auf der Übersicht.

Verträge mit allen Fristen im Blick

Im Bereich Personal legen Sie für jeden Mitarbeiter Vertragsabschnitte an: Ausbildung, Praktikum, befristet, unbefristet und weitere Arten, jeweils mit Beginn, Ende, Probezeit, Kündigung, Wochenstunden, Arbeitstagen je Woche und Urlaubstagen laut Arbeitsvertrag. Aus den Abschnitten ergeben sich Ein- und Austritt sowie der Personalstand.

Die Übersicht zeigt Kacheln für aktive Mitarbeiter, Fristen in den nächsten 30 Tagen, Ein- und Austritte der nächsten 90 Tage und Wochenstunden gesamt. Darunter stehen die Fristen der nächsten 180 Tage, rot bis 30 Tage und gelb bis 90 Tage – etwa das Ende einer Probezeit oder einer Befristung. Nach dem Speichern weist Thera X auf Auffälligkeiten hin, zum Beispiel einen Urlaubsanspruch unter dem gesetzlichen Mindesturlaub oder eine Befristung länger als zwei Jahre. Diese Hinweise sperren nichts und ersetzen keine arbeitsrechtliche Prüfung.

Urlaubsplanung in der Praxissoftware: Antrag, Genehmigung, Konto

Jeder Mitarbeiter sieht unter „Mein Urlaub“ sein Urlaubskonto mit Anspruch, genommenen und geplanten Tagen, offenen Anträgen und Resturlaub. Beim Beantragen zeigt die Vorschau sofort die betroffenen Arbeitstage – ohne Wochenenden, Feiertage und praxisfreie Tage –, den Resturlaub vorher und nachher, wer im selben Zeitraum ebenfalls abwesend ist und wie viele eigene Termine in den Zeitraum fallen.

Entschieden wird im Reiter „Anträge“ mit allen nötigen Angaben: Resturlaub nach offenen Anträgen, Überschneidungen im Team und Anzahl betroffener Termine. Den eigenen Antrag entscheidet immer eine andere Person; dieses Vier-Augen-Prinzip gilt auch für eigene Abwesenheiten und den eigenen Vertrag. Halbe Tage sind möglich, und feste Tage wie der 24. oder 31. Dezember lassen sich als halbe Urlaubstage einstellen. Wird jemand im Urlaub krank, trägt die Personalverwaltung die Krankheit ein, und diese Tage stehen wieder zur Verfügung. Übertrag und Verfall bucht Thera X bewusst nicht automatisch.

Thera X: Dialog „Ferien & Feiertage“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Ferien & Feiertage“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Feiertage und Standorte

Richtig gezählt – auch mit mehreren Standorten

Urlaubstage, Soll-Stunden und Auslastung hängen davon ab, welche Tage überhaupt Arbeitstage sind. Feiertage und Schulferien pflegen Sie im Kalender je Bundesland; seit Version 1.7.2 kann jeder Standort ein eigenes Bundesland haben. Dann zählen für jeden Mitarbeiter die Feiertage seines Standorts – bei Urlaubstagen, Soll-Stunden, Auslastung, Terminfinder und Online-Buchung.

Abwesenheiten und Terminkalender arbeiten zusammen

Genehmigte Abwesenheiten – Urlaub, Krankheit, Fortbildung – erscheinen im Kalender als graue Spalte mit dem Band „Abwesend“, ohne den Grund zu nennen. Der Terminfinder und die Online-Buchung bieten an diesen Tagen für den betroffenen Mitarbeiter keine Zeiten an. Termine, die schon vor der Genehmigung im Zeitraum lagen, zeigt die Dienstübersicht als „Termine trotz Abwesenheit“, damit Sie sie gezielt umplanen können. Eine Vertretung bleibt bewusst möglich: Legen Sie einen Termin bei einem abwesenden Mitarbeiter an, erscheint nur ein Hinweis.

Der Urlaubskalender zeigt in der Monatsansicht eine Zeile je Mitarbeiter und die Zeile „Anwesend“. Ist eine Mindestbesetzung eingestellt, markiert Thera X Tage darunter rot. So sehen Sie früh, wann es eng wird. Wie der Kalender plant, erfahren Sie beim Terminkalender.

Dienstübersicht und Zeiterfassung

Die Dienstübersicht zeigt je Mitarbeiter und Tag das Soll aus dem Arbeitszeitplan, das Ist aus der Zeiterfassung und die Zahl der Termine. Abweichungen sind markiert: Termine trotz Abwesenheit, Termine außerhalb des Arbeitszeitplans oder Tage mit Soll, aber ohne Ist. Rechts stehen die Summen Soll, Ist und Differenz.

Zur Ehrlichkeit: Thera X hat keine eigene Stempeluhr. Die Ist-Zeiten übernehmen Sie aus Ihrem Zeiterfassungssystem per Excel- oder CSV-Export oder tragen einzelne Schichten von Hand nach. Die Dienstübersicht ist eine Übersicht, keine Lohnabrechnung und keine Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz; die Differenz ist ein Anhaltspunkt für Überstunden. Für das Lohnbüro exportieren Sie die genehmigten Abwesenheiten eines Zeitraums als CSV.

Rechte und Datenschutz

Beschäftigtendaten sind besonders geschützt

Personaldaten liegen getrennt von den übrigen Stammdaten und haben eigene Rechte. Alle sehen ihre eigenen Daten und den Urlaubskalender; Anträge entscheidet, wer „Urlaub genehmigen“ hat; Verträge aller Mitarbeiter sieht nur, wer „Personal verwalten“ hat – ab Werk die Praxisleitung. Damit „Meine Daten“ funktioniert, verknüpfen Sie das Benutzerkonto mit dem Mitarbeiter.

Thera X: Benutzer & Rechte, Reiter „Benutzer“ (frei erfundene Beispieldaten) — Benutzer & Rechte, Reiter „Benutzer“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Häufige Fragen zur Personalverwaltung

Kann ich meinen eigenen Urlaubsantrag genehmigen?

Nein. Urlaub entscheidet immer eine andere Person mit dem Recht „Urlaub genehmigen“. Nur wenn es niemanden sonst gibt, darf ein Administrator selbst entscheiden – das Protokoll hält es fest.

Hat Thera X eine Stempeluhr?

Nein. Thera X übernimmt Schichten aus Ihrem Zeiterfassungssystem per Excel- oder CSV-Import und gleicht sie mit Terminen und Arbeitszeitplan ab.

Werden Feiertage je Bundesland berücksichtigt?

Ja. Feiertage gelten je Bundesland der Praxis; jeder Standort kann ein eigenes Bundesland haben.

Was passiert mit Terminen, wenn jemand krank wird?

Der Terminfinder und die Online-Buchung bieten an den Abwesenheitstagen keine Zeiten mehr an. Bereits geplante Termine zeigt die Dienstübersicht als „Termine trotz Abwesenheit“. Diese Patienten leiten Sie mit wenigen Klicks zu einer Vertretung um oder lassen die Termine KI-gestützt verschieben – automatisch oder mit Bestätigung. Geht es nicht, bekommt der Patient sofort eine SMS oder E-Mail; offene Anrufe stehen auf einer Rückrufliste.

Ist das eine Lohnabrechnung?

Nein. Thera X verwaltet Verträge, Urlaub und Dienste. Für das Lohnbüro exportieren Sie Abwesenheiten als CSV.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.