Funktion · Termine

Terminverwaltung für die Physiotherapie: der Kalender, der die Verordnung kennt

Software für die Terminverwaltung in der Physiotherapie: Tag, Woche, Monat, Jahr – mit Ebenen je Therapeut, Serienterminen, Ferien und Feiertagen. Erinnerungen gehen automatisch raus, Patienten buchen auf Wunsch online.

Terminplaner der Praxissoftware Thera X in der Wochenansicht mit fünf Therapeuten

Kalender, der mitdenkt

Alle Ansichten

Tag, Woche, Monat, Jahr – Ebenen je Therapeut, Räume optional, überschneidungsfrei je Therapeut.

Serientermine

Aus der Verordnung geplant, mit Ferien und Feiertagen je Bundesland.

Terminfinder

Freie Zeiten nach festen, nachvollziehbaren Regeln – Abwesenheiten berücksichtigt. Zeitwünsche aus Freitext optional per KI.

Kalender einblenden

Google-, iCloud- und Outlook-Kalender lesend einblenden, Kalender-Abo fürs Handy.

Wenn eine Therapeutin ausfällt: Vertretung in wenigen Klicks

Krankheit kommt selten mit Vorlauf. Sobald die Abwesenheit eingetragen ist, zeigt Thera X alle betroffenen Termine – und hilft, die Patienten schnell umzuleiten, statt den Morgen am Telefon zu verbringen.

Patienten schnell umleiten

Betroffene Termine mit wenigen Klicks an eine Kollegin übergeben oder auf eine andere Zeit legen.

KI-gestützt verschieben

Wahlweise automatisch oder mit Vorschlägen, die Sie einzeln bestätigen – mit Ihrem eigenen KI-Anbieter.

Sofort Bescheid per SMS oder E-Mail

Geht es gar nicht anders, bekommt der Patient umgehend eine Nachricht – nur mit Einwilligung.

Rückrufliste zum Abhaken

Patienten, die noch angerufen werden müssen, stehen auf einer Liste – erledigt ist erledigt, mit einem Haken.

Keine Behandlungsreihe reißt unbemerkt ab

Nach dem Termin fragt Thera X direkt ab, ob es einen Folgetermin gibt – ja oder nein. So bleibt keine Verordnung ohne nächsten Termin liegen, und die Fristen-Ampel warnt zusätzlich, wenn eine Unterbrechung droht. Terminfinder und Online-Buchung bieten an Abwesenheitstagen ohnehin keine Zeiten an, und die Dienstübersicht im Bereich Personal listet „Termine trotz Abwesenheit“. Wie die KI-Funktionen arbeiten und was dabei übermittelt wird, erklärt die Seite KI-Assistent.

Der Kalender im Programm

Tag, Woche oder Monat – und ein Rechtsklick für den schnellen Status. Zum Vergrößern anklicken.

Thera X: Wochenansicht des Terminkalenders (frei erfundene Beispieldaten) — Wochenansicht mit Spalten je Therapeut

Thera X: Dialog „Neuer Termin“ (frei erfundene Beispieldaten) — Neuer Termin mit Verordnung

Thera X: Monatsansicht (frei erfundene Beispieldaten) — Monatsansicht

Weniger Ausfälle durch Erinnerungen

Terminerinnerungen gehen per E-Mail, SMS oder WhatsApp raus – in der Reihenfolge, die Sie festlegen, und nur mit Einwilligung des Patienten. Thera X prüft die Einwilligung automatisch.

Tageskalender von Thera X auf dem Smartphone für Hausbesuche

Online-Buchung auf Ihrer Website

Patienten fragen Termine online an, der Empfang bestätigt mit einem Klick. Voraussetzung: Der Thera-X-Server ist aus dem Internet erreichbar (z. B. vServer).

Ein Kalender, der die Verordnung kennt

Ein Terminkalender allein ist schnell gefunden. Der Unterschied liegt in der Verbindung: In Thera X weiß jeder Termin, zu welcher Verordnung er gehört. Planen Sie eine Serie, prüft das Programm, ob sie noch in die Fristen passt und ob die verordnete Menge reicht. Fällt ein Termin aus, sehen Sie sofort, ob die Unterbrechung kritisch wird.

Der Kalender zeigt Tag, Woche, Monat oder Jahr – mit einer Spalte je Therapeut, Ferien und Feiertagen je Bundesland. Der Terminfinder sucht passende Zeiten nach der Verfügbarkeit des Patienten. Google-, iCloud- und Outlook-Kalender blenden Sie zur Orientierung ein, und über ein Kalender-Abo haben Therapeuten ihre Termine auch auf dem eigenen Handy.

Terminerinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp verschickt Thera X nur, wenn der Patient eingewilligt hat. Wie das datenschutzkonform gelingt, erklärt unser Ratgeber zur Terminerinnerung per SMS.

Terminverwaltung in der Physiotherapie: warum ein gewöhnlicher Kalender nicht reicht

In einer Physiotherapiepraxis ist ein Termin nie nur ein Termin. Er gehört zu einer Verordnung mit Frequenz, Höchstmenge und Fristen. Die verordnete Frequenz ist für Therapeuten bindend, der Behandlungsbeginn muss in der Regel innerhalb von 28 Tagen liegen, und eine Unterbrechung von mehr als 14 Tagen braucht eine Begründung. Ein allgemeiner Kalender kennt nichts davon – er zeigt freie Zeiten, aber nicht, ob eine Serie noch passt.

Eine Software für die Terminverwaltung in der Physiotherapie sollte deshalb drei Dinge verbinden: die Planung je Therapeut und Raum, den Bezug zur Verordnung und die Kommunikation mit dem Patienten. Genau das macht der Terminplaner in Thera X. Mehr zu den Fristen lesen Sie im Beitrag Fristen der Heilmittelverordnung.

Ausfälle vermeiden und fair regeln

Kurzfristige Absagen und nicht wahrgenommene Termine kosten Praxen Zeit und Geld. Am wirksamsten sind Erinnerungen: Thera X verschickt sie per E-Mail, SMS oder WhatsApp in den Abständen, die Sie festlegen – und nur, wenn der Patient eingewilligt hat. Die Einwilligung prüft das Programm vor jedem Versand automatisch. Für SMS und WhatsApp nutzen Sie einen Anbieter Ihrer Wahl; die Kosten zahlen Sie direkt dort.

Für den Fall, dass ein Termin trotzdem ausfällt, hinterlegen Sie Ihre Absagefrist und Ihre Regelung zum Ausfallhonorar. Ob und wann ein Ausfallhonorar zulässig ist, erklärt unser Ratgeber Ausfallhonorar in der Physiotherapie. Wie Erinnerungen datenschutzkonform gelingen, steht im Beitrag Terminerinnerung per SMS.

Online-Buchung, Hausbesuche und mehrere Standorte

Mit der Online-Buchung fragen Patienten Termine über Ihre Praxis-Website an; der Empfang bestätigt mit einem Klick. Sie legen fest, welche Terminarten buchbar sind – zum Beispiel Erstbefund oder Selbstzahlerleistungen –, während Folgetermine einer Serie weiterhin die Therapeutin plant. Voraussetzung ist, dass der Thera-X-Server aus dem Internet erreichbar ist, etwa auf einem eigenen vServer. Was bei der Online-Buchung für Kassenpatienten zu beachten ist, zeigt der Beitrag Online-Terminbuchung in der Physiotherapie.

Auch für Hausbesuche und Praxen mit mehreren Standorten ist der vServer-Betrieb gedacht: Therapeutinnen sehen ihren Tagesplan dann unterwegs in der App. Der vServer-Betrieb befindet sich derzeit in der Pilotphase, die Android-App ist eine Testversion.

Serien planen, ohne Fristen zu riskieren

Die meisten Termine in einer Physiotherapiepraxis sind Serien. Thera X plant sie direkt aus der Verordnung: Menge und Frequenz sind übernommen, Ferien und Feiertage je Bundesland berücksichtigt. Passt die Serie nicht mehr in die Fristen – etwa weil der erste Termin zu spät liegt oder eine Lücke von mehr als 14 Tagen entsteht –, zeigt der Kalender das sofort an, nicht erst bei der Abrechnung.

Muss ein Termin verschoben werden, sucht der Terminfinder freie Zeiten nach der Verfügbarkeit des Patienten. Fällt eine Therapeutin aus, sehen Sie in ihrer Kalenderebene auf einen Blick, welche Patienten betroffen sind; die Abrechnungsampel zeigt, wo Fristen knapp werden. Google-, iCloud- und Outlook-Kalender blenden Sie zur Orientierung lesend ein, damit private Termine der Mitarbeitenden nicht übersehen werden.

Der Kalender zeigt Tag, Woche, Monat oder Jahr. Für den Empfang ist die Tagesansicht mit allen Therapeuten nebeneinander gedacht, für die Planung von Urlaub und Fortbildungen die Monats- und Jahresansicht. Urlaubsanträge, Urlaubskonto und Dienstplan verwalten Sie im Bereich Personal.

Häufige Fragen zur Terminverwaltung

Kann ich mehrere Therapeuten und Räume planen?

Ja. Jeder Therapeut hat eine eigene Ebene, Räume können Sie zusätzlich planen. Überschneidungen je Therapeut verhindert der Kalender.

Können Patienten online buchen?

Ja, als Anfrage, die der Empfang bestätigt. Dafür muss der Thera-X-Server aus dem Internet erreichbar sein, zum Beispiel auf einem eigenen vServer.

Brauche ich für SMS-Erinnerungen eine Einwilligung?

Ja. Erinnerungen per SMS, E-Mail oder WhatsApp setzen eine ausdrückliche Einwilligung voraus. Thera X versendet nur, wenn sie hinterlegt ist.

Sehen Therapeuten ihre Termine auf dem eigenen Handy?

Ja, über ein Kalender-Abo. Mit der App (Android, Testversion) sehen sie zusätzlich Akte und Dokumentation.

Was kostet der Versand von SMS-Erinnerungen?

Das hängt vom SMS- oder WhatsApp-Anbieter ab, den Sie wählen. Die Kosten zahlen Sie direkt beim Anbieter; in Thera X selbst sind Erinnerungen ohne Aufpreis enthalten. E-Mail-Erinnerungen verursachen keine zusätzlichen Kosten.

Philipp Ramsch denkt: Warum ist unser Kalender eigentlich immer noch aus Papier? Antwort: Ist doch ganz einfach – mach’s mit Thera X! — Illustration auf Basis eines Fotos von Philipp Ramsch, KI-unterstützt.

Terminplaner

Schluss mit dem Papierkalender.

Termine und Serien digital planen – am Empfang, im Behandlungsraum und unterwegs auf dem Handy.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.