Start › Funktionen › Terminplaner › Fremdkalender & Kalender-Abo

Terminplaner · Kalender verbinden

Kalender-Abo in der Praxissoftware: Termine in Google, iCloud und Outlook – in beide Richtungen

Mit dem Kalender-Abo der Praxissoftware sehen Therapeutinnen ihre Thera-X-Termine im Google Kalender, in Nextcloud, iCloud oder Outlook. Umgekehrt blenden Sie Fremdkalender schreibgeschützt in Thera X ein – datensparsam, ab Werk ohne Patientennamen und ohne Titel.

Zwei Richtungen, ein Ziel: keine Doppelbuchungen

Kalender-Abo

Thera-X-Termine erscheinen im Kalenderprogramm Ihrer Wahl – je Mitarbeiter, über eine geheime Abo-Adresse.

Fremdkalender einbinden

Termine aus Google, Nextcloud, iCloud oder Outlook erscheinen in Thera X – schreibgeschützt, mit Schloss-Symbol.

Einmaliger ICS-Export

Termine als Datei speichern, ohne Abo – auf Wunsch ohne Patientennamen.

Ferien & Feiertage

Feiertage je Bundesland berechnet, Schulferien angezeigt, Schließzeiten der Praxis eingetragen.

Google Kalender in der Physiotherapie-Praxis nutzen – ohne Patientendaten preiszugeben

Viele Therapeutinnen und Therapeuten möchten ihren Dienstplan auf dem eigenen Handy sehen, ohne dafür die Praxissoftware zu öffnen. Gleichzeitig gehören Patientennamen nicht in einen Kalender bei Google oder Apple. Thera X löst das mit einem Kalender-Abo, das ab Werk datensparsam ist: Die Option „Patientennamen übertragen“ bleibt aus, solange die Praxis das nicht ausdrücklich datenschutzrechtlich geklärt hat. Im Kalender stehen dann Zeit und Terminart, aber kein Name.

So richten Sie ein Abo ein: Im Kalender über „…“ das Kalender-Abo öffnen, den Mitarbeiter und eine Bezeichnung wie „Mein Handy“ wählen und die Abo-Adresse erzeugen. Diese Adresse wird nur in diesem Moment angezeigt – kopieren Sie sie und abonnieren Sie sie im Kalenderprogramm: in Google über „Weitere Kalender › Per URL“, in Nextcloud als neues Abonnement, auf dem iPhone unter „Einstellungen › Kalender › Accounts › Kalenderabo“, in Outlook über „Kalender abonnieren“. Unter „Bestehende Abos“ sehen Sie, wann ein Abo zuletzt abgerufen wurde, und löschen es bei Bedarf.

Datenschutz beim Kalender-Abo

Wer die Abo-Adresse kennt, sieht die Termine. Deshalb hat Thera X mehrere Sicherungen eingebaut – und gibt Ihnen klare Regeln an die Hand:

Patientennamen werden ab Werk nicht übertragen; mit Namen nur bei geklärtem Datenschutz und mit den passenden Rechten
Die Abo-Adresse erscheint nur einmal beim Erzeugen und nie wieder
Ein Abo liefert nur, solange Mitarbeiter und anlegender Benutzer aktiv sind und die nötigen Rechte haben
Nach dem Austritt einer Mitarbeiterin liefert das Abo keine Termine mehr; der Grund steht unter „Bestehende Abos“
Gesperrte Akten erscheinen beim ICS-Export immer ohne Namen
Abos nur auf eigenen, gesicherten Geräten verwenden; der Praxis-Server muss für den Kalenderdienst erreichbar sein

Thera X: Tagesansicht (frei erfundene Beispieldaten) — Tagesansicht · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Fremdkalender einbinden: private Termine sehen, ohne sie zu lesen

Die Gegenrichtung zum Abo: Seit Version 1.1.7 zeigt Thera X auf Wunsch Termine aus Google Kalender, Nextcloud, iCloud oder Outlook – etwa den privaten Kalender einer Therapeutin oder einen gemeinsamen Teamkalender. Sie tragen die ICS-Adresse des Kalenders ein und legen fest, ob er zu einem Mitarbeiter oder zur ganzen Praxis gehört.

Titel ab Werk aus: Es erscheint nur „Belegt“, die Titel werden gar nicht gespeichert
Persönliche Kalender gibt nur die Mitarbeiterin selbst frei; zurücknehmen kann auch die Praxisleitung
„Als belegt berücksichtigen“ ab Werk an: Online-Buchung und Terminfinder bieten die Zeit nicht an
Abruf alle 15 Minuten bis einmal täglich, ab Werk stündlich
Bis zu 5 Kalender je Mitarbeiter bzw. für die Praxis
Die ICS-Adresse speichert Thera X verschlüsselt und zeigt sie nie wieder vollständig an

Wie Fremdtermine im Kalender erscheinen

Fremdtermine stehen schreibgeschützt hinter den eigenen Terminen – mit Schloss-Symbol, dem Namen des Kalenders und der Uhrzeit beim Darüberfahren. Verdeckt ein Praxistermin einen Fremdtermin, zeigt ein schmaler Farbstreifen am Spaltenrand die Belegung. Ganztägige Einträge erscheinen als schmales Band oben in der Spalte. Mit dem Schalter „Fremdkalender“ in der Ebenen-Leiste blenden Sie sie vorübergehend aus.

Legen Sie einen Termin in eine Zeit, die ein Fremdkalender als belegt meldet, zeigt der Termindialog „Überschneidung mit einem Fremdkalender …“. Speichern lässt sich trotzdem – die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Übernommen werden Termine von 30 Tagen zurück bis ein Jahr voraus, auch Serien mit Ausnahmen und verschobenen Einzelterminen. Abgesagte und als „frei“ markierte Termine übergeht Thera X. Schlägt ein Abruf fehl, bleibt der zuletzt abgerufene Stand sichtbar, und die Liste zeigt das Schild „Fehler“ mit dem Grund, etwa „Zugriff verweigert“.

Ein ehrlicher Hinweis zu Google: Google aktualisiert die private iCal-Adresse selbst nur in größeren Abständen, teils mehrere Stunden. „Jetzt abrufen“ holt den Stand, den Google gerade ausliefert – schneller geht es von unserer Seite aus nicht.

Monatsansicht, Ferien und Feiertage

In der Monatsansicht sehen Sie je Tag die Zahl der Termine je Mitarbeiter; Ferien und Feiertage stehen als Schild im Tag. Über „Ferien & Feiertage“ wählen Sie das Bundesland, laden Schulferien online nach (Quelle openholidaysapi.org, ohne Gewähr) und tragen Schließzeiten der Praxis ein.

Thera X: Monatsansicht (frei erfundene Beispieldaten) — Monatsansicht mit Terminzahlen, Ferien und Feiertagen · frei erfundene Beispieldaten

Thera X: Dialog „Ferien & Feiertage“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Ferien & Feiertage“ mit Bundesland, Schulferien und Schließzeiten

Rechte: wer darf was?

Fremdkalender verwaltet, wer das Recht „Stammdaten verwalten“ hat – alle Kalender der Praxis. Alle anderen verwalten nur ihre eigenen Kalender, sofern ihr Benutzer einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Sehen dürfen die Fremdtermine alle mit dem Recht „Termine ansehen“. Beim Kalender-Abo braucht der anlegende Benutzer „Termine ansehen“; für den Kalender eines anderen Mitarbeiters und für Abos mit Patientennamen zusätzlich „Stammdaten verwalten“, mit Namen außerdem „Patienten ansehen“. Welche Rollen Thera X ab Werk mitbringt und wie Sie eigene anlegen, steht unter Sicherheit & Datenschutz.

Ein Rat aus der Praxis für die Praxis: Binden Sie private Kalender nur mit dem Einverständnis der Mitarbeiterin ein und geben Sie die Titel nur frei, wenn sie ausdrücklich für das Team sichtbar sein sollen. Ist eine ICS-Adresse in falsche Hände geraten, erzeugen Sie im Kalenderprogramm eine neue und tragen sie in Thera X ein.

Weiter im Terminplaner

Terminfinder & Serien

Serien aus der Verordnung und freie Zeiten nach Patientenwunsch.

Online-Buchung

Buchungsseite für Ihre Website – berücksichtigt belegte Fremdtermine.

Personal

Urlaub, Abwesenheiten und Dienstübersicht – passend zum Kalender.

Häufige Fragen zu Kalender-Abo und Fremdkalender

Kann ich meine Praxistermine im Google Kalender sehen?

Ja, über ein Kalender-Abo. Thera X erzeugt eine Abo-Adresse, die Sie in Google über „Weitere Kalender › Per URL“ abonnieren. Patientennamen werden ab Werk nicht übertragen.

Kann ich Termine im Google Kalender anlegen, die dann in Thera X stehen?

Nicht als Praxistermin. Eingebundene Fremdkalender erscheinen in Thera X schreibgeschützt und dienen der Orientierung und als Belegung, zum Beispiel für die Online-Buchung.

Ist ein Kalender-Abo datenschutzkonform?

Das hängt von Ihrer Nutzung ab. Ohne Patientennamen, auf eigenen gesicherten Geräten und mit geheim gehaltener Adresse ist das Risiko gering. Namen übertragen Sie nur, wenn die Praxis das datenschutzrechtlich geklärt hat. Keine Rechtsberatung.

Warum erscheinen Google-Termine verspätet?

Google aktualisiert die iCal-Adresse selbst nur in größeren Abständen. „Jetzt abrufen“ holt den Stand, den Google gerade ausliefert.

Welche Schulferien sind enthalten?

Mitgeliefert sind die Schulferien für Brandenburg bis 2028. Für andere Bundesländer oder spätere Jahre laden Sie sie online nach oder tragen sie von Hand ein.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.