Funktion · Kennzahlen

Auswertungen für die Physiotherapiepraxis: Auslastung, Ausfälle, Umsatz

Wie viele Termine fallen aus? Welche Therapeuten sind ausgelastet? Welche Ärzte überweisen am meisten? Die Auswertungen in Thera X beantworten diese Fragen für jeden Zeitraum – ohne Patientennamen.

Thera X: Die Seite „Auswertungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Die Seite „Auswertungen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick

Termine

Anzahl im Zeitraum, davon erschienen und online gebucht – mit Anteil in Prozent.

Absage- und Ausfallquote

Abgesagte und nicht wahrgenommene Termine, kurzfristige Absagen und Ausfallhonorare.

Behandelte Patienten

Patienten mit Termin im Zeitraum, davon neu, und aktive Patienten insgesamt.

Verordnungen

Anzahl, erbrachte von verordneten Einheiten und Verordnungen, die länger als 28 Tage offen sind.

Umsatz

Summe der Leistungen nach Leistungsdatum, Anzahl und davon bereits abgerechnet.

Gutscheine

Verkaufter Wert, Anzahl und eingelöste Gutscheine im Zeitraum.

Kennzahlen, die bei der Praxisführung helfen

Gefühlt ist die Praxis immer voll – doch wie hoch ist die Auslastung wirklich, und wo gehen Termine verloren? Die Seite Auswertungen fasst die Daten aus Kalender, Verordnungen und Abrechnung zusammen. Sie wählen einen Zeitraum frei oder per Schnellwahl – dieser Monat, letzter Monat, dieses Quartal, dieses Jahr, letztes Jahr oder die letzten zwölf Monate – und sehen oben die Kennzahlen, darunter die Diagramme.

Alle Zahlen sind ohne Patientenbezug: Es erscheinen keine Namen, nur Summen, Anteile und Verteilungen. Deshalb eignen sich die Auswertungen auch für die Teambesprechung oder das Gespräch mit der Steuerberatung. Wer sie sehen darf, legen Sie über das Recht „Auswertungen ansehen“ fest; ab Werk haben es Praxisleitung, Administrator und die Rolle Abrechnung.

Auslastung

Auslastung in der Physiotherapie berechnen – automatisch

Die Auslastung je Therapeut berechnet Thera X als belegte Zeit im Verhältnis zur hinterlegten Arbeitszeit. Gezählt werden Behandlungen, Erstbefunde, Hausbesuche und Fitnesstermine, die nicht abgesagt sind. Ein Rechenbeispiel: Hat eine Therapeutin in einer Woche 30 Stunden Arbeitszeit hinterlegt und sind davon 24 Stunden mit Terminen belegt, liegt ihre Auslastung bei 80 Prozent.

Feiertage, praxisfreie Tage und genehmigte Abwesenheit zählen nicht als verfügbare Zeit
Halbe Abwesenheitstage zählen zur Hälfte
Über 100 %: mehr Termine eingeplant, als Arbeitszeit hinterlegt ist
Ohne Arbeitszeiten gelten die Öffnungszeiten des Kalenders (mit * markiert)

Diagramme für jede Frage

Unter den Kennzahlen zeigt Thera X die Verteilungen als Diagramme:

Termine je Monat und Absagen bzw. Ausfälle
Umsatz je Monat – mit Vorjahr, sobald Daten vorhanden sind, auch aus importierten Altdaten
Termine nach Status, je Therapeut, nach Wochentag und nach Uhrzeit
Neue Patienten je Monat, Patienten nach Kostenträger, Altersgruppen und Geschlecht
Patientenart und Standort
Verordnungen nach Status und Art, Heilmittel und Diagnosegruppen
Umsatz nach Tarif, Therapeut und Heilmittel
Zuweiser: die zehn Ärzte mit den meisten Verordnungen im Zeitraum

Statistik und offene Posten

Umsatz, Vorjahresvergleich und was noch offen ist

Im Bereich Abrechnung ergänzt der Reiter Statistik die Auswertungen um den Umsatz nach Tarif, Mitarbeiter und Heilmittel sowie um einen Monatsverlauf mit Vorjahr und Veränderung. Ganz unten stehen die offenen Posten von heute – also alles, was noch zu kassieren, abzurechnen oder zu bekommen ist.

Thera X: Abrechnung › Statistik (frei erfundene Beispieldaten) — Abrechnung › Statistik · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Umsatz ist nicht gleich Zahlungseingang

Ein häufiger Stolperstein: Auswertungen und Statistik zählen den Umsatz nach Leistungsdatum, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dagegen nach Zahlungsdatum. Behandlungen im Dezember, die erst im Januar bezahlt werden, erscheinen deshalb in verschiedenen Jahren. Beide Sichtweisen haben ihren Zweck – die Auswertung zeigt, was die Praxis geleistet hat, die Buchhaltung, was tatsächlich angekommen ist.

Damit Vergleiche über Jahre hinweg funktionieren, können Sie Umsätze aus einem früheren Programm als Altdaten importieren. Für Monate, in denen bereits Leistungen in Thera X erfasst sind, zählen nur die Thera-X-Daten – nichts wird doppelt gezählt. Wie viel Zeit die Verwaltung in Ihrer Praxis kostet, rechnet unser Beitrag Wie viel Zeit kostet Verwaltung wirklich? nach.

Ausfälle sichtbar machen und gegensteuern

Jeder nicht wahrgenommene Termin ist eine Behandlungszeit, die sich kaum noch füllen lässt. Die Kachel „Kurzfristig abgesagt“ zeigt, wie viele Termine kurzfristig abgesagt oder gar nicht wahrgenommen wurden, und welche Ausfallhonorare dabei angefallen sind. Die Diagramme nach Wochentag und Uhrzeit verraten, ob sich Ausfälle zu bestimmten Zeiten häufen – etwa am Montagmorgen oder am späten Freitag.

Mit diesen Zahlen lassen sich Maßnahmen gezielt prüfen: Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp, eine klare Absageregel oder andere Sprechzeiten. Ob eine Änderung wirkt, sehen Sie im nächsten Zeitraum am Vergleich. Was beim Ausfallhonorar rechtlich gilt, erklärt unser Ratgeber Ausfallhonorar in der Physiotherapie.

Export als CSV und PDF-Bericht

Alle Kennzahlen und Verteilungen eines Zeitraums speichern Sie als CSV-Datei, die sich in Excel öffnen lässt. Für die Praxisbesprechung erzeugt Thera X einen PDF-Bericht, den Sie vorher in der Vorschau ansehen. Beide enthalten keine Patientennamen. Für aussagekräftige Auslastungswerte lohnt es sich, unter Stammdaten › Mitarbeiter die Arbeitszeiten zu pflegen – auch mit Schichtrhythmus und Änderungen ab einem Stichtag, damit die Vergangenheit richtig gerechnet bleibt. Mehr dazu auf der Seite Personal.

Häufige Fragen zu Auswertungen in der Physiotherapiepraxis

Wie wird die Auslastung berechnet?

Belegte Minuten je hinterlegter Arbeitszeit. Feiertage, praxisfreie Tage und genehmigte Abwesenheiten zählen nicht als verfügbare Zeit.

Warum zeigt die Auslastung über 100 Prozent?

Es sind mehr Termine eingeplant, als Arbeitszeit hinterlegt ist – oder für den Mitarbeiter fehlen die Arbeitszeiten. Prüfen Sie die Stammdaten.

Sehen alle Mitarbeiter die Auswertungen?

Nein. Dafür braucht es das Recht „Auswertungen ansehen“, ab Werk für Praxisleitung, Administrator und Abrechnung.

Enthalten die Auswertungen Patientendaten?

Nein. Es erscheinen nur Summen, Anteile und Verteilungen, keine Patientennamen – auch nicht im CSV-Export und im PDF-Bericht.

Kann ich mit dem Vorjahr vergleichen, obwohl ich neu bei Thera X bin?

Ja, wenn Sie Umsätze aus Ihrem bisherigen Programm als Altdaten importieren. Dann zeigt der Monatsverlauf volle Jahre mit Vorjahresvergleich.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.