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Patientenakte für die Physiotherapie: alles zum Patienten an einem Ort

Stammdaten, Verordnungen, Termine, Dokumentation, Trainingspläne, Dokumente, Schriftverkehr, Einwilligungen und Abrechnung – die elektronische Patientenakte in Thera X bündelt alles in Reitern. Jede Änderung bleibt als Fassung erhalten, jeder Zugriff wird protokolliert.

Thera X: Kopf der Patientenakte mit Reitern (frei erfundene Beispieldaten) — Kopf der Patientenakte mit Reitern · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Die Reiter der Patientenakte

Welche Reiter jemand sieht, hängt von den Rechten seiner Rolle ab – der Empfang braucht andere Informationen als die Therapeutin.

Stammdaten

Person und Kontakt, Versicherung und Arzt, freigegebene Kontaktwege und die Art der Terminerinnerung.

Verordnungen

Jede Verordnung als Karte mit Fortschritt, Abrechnungsampel, Prüfung, Fristen und Verlauf.

Termine

Geplante und vergangene Termine, Serie planen, Terminfinder sowie versendete Erinnerungen und Grüße.

Dokumentation und Training

Befund, Verlauf und Abschluss nach Behandlungsfällen, Messwerte mit Kurven, Trainingspläne.

Dokumente und Schriftverkehr

Arztbriefe, Befunde und eigene PDFs – verschlüsselt gespeichert; Briefe mit Praxis-Briefkopf.

Einwilligungen und Zugriffe

Einwilligungen mit Unterschrift am Bildschirm, dazu das Zugriffsprotokoll: wer hat wann was getan.

Was eine Patientenakte in der Physiotherapie leisten muss

Nach § 630f BGB sind Behandelnde verpflichtet, eine Patientenakte zu führen – in Papierform oder elektronisch. Sie muss alle für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse enthalten, und spätere Änderungen müssen erkennbar bleiben. Für eine Physiotherapiepraxis heißt das in der Praxis: Stammdaten, Verordnung, Befund, Verlauf, Einwilligungen und Schriftverkehr gehören zusammen und müssen nachvollziehbar sein.

In Thera X ist die Patientenakte deshalb der Mittelpunkt. Sie öffnen sie aus der Patientenliste, aus dem Kalender, aus der Übersicht oder über die globale Suche – und landen immer am selben Ort. Ein Warnhinweis wie eine Allergie oder ein Herzschrittmacher steht als rotes Banner unter dem Kopf der Akte, auf jedem Reiter sichtbar. Die Datenschutz-Ampel im Kopf zeigt, ob die Einwilligung zur Verarbeitung der Gesundheitsdaten vorliegt.

Wie eine rechtssichere und trotzdem schnelle Dokumentation gelingt, beschreibt unser Ratgeber Dokumentation in der Physiotherapie.

Patienten finden und neu aufnehmen

Die Patientenliste filtert schon während der Eingabe nach Name, Geburtsdatum, Patienten- oder Versichertennummer. Neue Patienten legen Sie einzeln an oder lassen sich vom Aufnahme-Assistenten durch die ganze Neuaufnahme führen.

Thera X: Die Patientenliste (frei erfundene Beispieldaten) — Patientenliste mit Suche, nächstem Termin und offenen Verordnungen

Thera X: Formular „Neuer Patient“ (frei erfundene Beispieldaten) — Formular „Neuer Patient“ mit Kontaktwegen und Versicherung

Neuaufnahme

Der Aufnahme-Assistent: Neuaufnahme in fünf Schritten

Gerade am Empfang ist bei einer Neuaufnahme viel gleichzeitig zu tun. Der Assistent führt Schritt für Schritt durch alles, was vor der ersten Behandlung vorliegen sollte – erledigte Schritte bekommen einen grünen Haken, übersprungene ein orangefarbenes Symbol.

1 · Patient anlegen – oder die Gesundheitskarte einlesen
2 · Einwilligungen: Datenschutz, Behandlungsvertrag und die gewünschten Kontaktwege, unterschrieben am Bildschirm
3 · Verordnung erfassen – auf Wunsch per Rezept-Foto
4 · Terminserie passend zur Verordnung anlegen
5 · Zusammenfassung und direkt in die neue Akte

Thera X: Der Aufnahme-Assistent (frei erfundene Beispieldaten) — Der Aufnahme-Assistent · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Gesundheitskarte einlesen statt abtippen

Mit „Karte einlesen“ oder der Taste F4 übernimmt Thera X Name, Geburtsdatum, Anschrift, Versichertennummer und Krankenkasse von der elektronischen Gesundheitskarte – oder öffnet direkt die Akte, wenn der Patient schon bekannt ist. Am Windows-Arbeitsplatz genügt dafür ein handelsüblicher USB-Kartenleser; über einen TI-Konnektor werden zusätzlich die geschützten Daten wie der Zuzahlungsstatus gelesen. An Geräten ohne Lesemöglichkeit tragen Sie die Kartendaten von Hand ein.

Wichtig für Heilmittelerbringer: Die Gesundheitskarte ist kein Abrechnungsbeleg, maßgeblich bleiben die Angaben der Verordnung. Gibt es bereits einen Patienten mit gleichem Namen und Geburtsdatum, warnt Thera X vor dem Speichern vor einer möglichen Doppelerfassung. Patientenart (Patient mit Verordnung, Selbstzahler oder Fitnesskunde) und – bei mehreren Standorten – der Standort werden gleich mit erfasst.

Thera X: Reiter „Verordnungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Reiter „Verordnungen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Verordnungen und Termine direkt in der Akte

Jede Verordnung erscheint als Karte mit Diagnosegruppe, ICD-10-Code, Status und einem Fortschrittsbalken („2 erledigt · 2 geplant · 6 verordnet“). Darunter steht ihre Abrechnungsampel mit einem Satz, was zu tun ist. Ist beim Öffnen der Akte eine Verordnung rot oder gelb, weist ein Hinweis oben darauf hin.

Termine, Nachrichten und Foto in der Akte

Der Reiter „Termine“ zeigt geplante und vergangene Termine sowie alle Erinnerungen und Grüße, die an den Patienten gegangen sind – mit Kanal, Zeitpunkt und Ergebnis. Ein Foto im Kopf der Akte hilft dem Team, Patienten sicher zu erkennen; gespeichert wird es nur mit gültiger Einwilligung.

Thera X: Reiter „Termine“ (frei erfundene Beispieldaten) — Reiter „Termine“ mit Serie, Terminfinder und Nachrichten

Thera X: Foto-Menü der Akte (frei erfundene Beispieldaten) — Foto-Menü: Aufnahme nur mit Einwilligung „Foto in der Patientenakte“

Verlauf, Fassungen und Papierkorb: nichts geht spurlos verloren

Für alles, was in Thera X angelegt wird, führt das Programm einen Verlauf: wer hat wann was angelegt, geändert, gelöscht, storniert oder wiederhergestellt. Jede Fassung bleibt als Revision erhalten. Über eine Zeitleiste springen Sie zu jeder früheren Fassung, sehen die Unterschiede farbig hervorgehoben und holen bei Bedarf einen früheren Stand zurück – bei Stammdaten, Verordnungen, Terminen, Dokumentation, Schriftverkehr und Trainingsplänen. Abrechnungsdaten sind im Verlauf nur lesbar, wie es die GoBD verlangen.

Versehentlich gelöschte Einträge landen im Papierkorb und lassen sich mit dem Stand vor dem Löschen wiederherstellen. Behandlungsdokumentation steht nie im Papierkorb: Sie wird storniert, nicht gelöscht. Das Zugriffsprotokoll der Akte hält fest, wer welchen Eintrag angesehen, geändert, gedruckt oder versendet hat – ohne die Inhalte selbst. Für die Auskunft nach Art. 15 DSGVO erzeugt Thera X auf Knopfdruck ein ZIP mit allen gespeicherten Daten des Patienten.

Häufige Fragen zur Patientenakte

Ist die elektronische Patientenakte in Thera X rechtssicher?

Thera X speichert jede Fassung mit Zeitpunkt und Person, sodass Änderungen nach § 630f BGB erkennbar bleiben. Dokumentationseinträge werden storniert statt gelöscht. Wie Ihre Praxis die Akte organisatorisch führt, liegt in Ihrer Verantwortung.

Wer darf welche Teile der Akte sehen?

Das legen Sie über Rollen und Rechte fest. Medizinische Unterlagen sehen zum Beispiel nur Benutzer mit dem Recht „Behandlungsdokumentation ansehen“, Abrechnungsbelege nur mit dem Recht „Abrechnung durchführen“.

Werden Dokumente verschlüsselt gespeichert?

Ja. Dokumente der Akte, Versichertennummer, Warnhinweise, Notizen und die Dokumentation werden verschlüsselt gespeichert. Hochladen lassen sich unter anderem PDF, JPG, PNG, TIF, DOCX und XLSX bis 50 MB.

Kann ich ein gelöschtes Dokument oder einen gelöschten Patienten zurückholen?

Gelöschte Einträge stehen im Papierkorb (Verwaltung › Verlauf & Papierkorb) und lassen sich mit dem entsprechenden Recht wiederherstellen.

Brauche ich einen Kartenleser?

Nein. Ohne Lesegerät tragen Sie die Kartendaten von Hand ein. Ein USB-Kartenleser am Windows-Arbeitsplatz spart aber Tipparbeit und vermeidet Schreibfehler.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.