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Funktion · Schriftverkehr

Einwilligung digital unterschreiben, Briefe aus Vorlagen: Schriftverkehr für die Physiotherapie

Briefe, Bescheinigungen und Arztberichte mit Ihrem Briefkopf, Einwilligungen mit Unterschrift am Tablet und die Rückseite der Verordnung bedruckt – jedes Schriftstück landet als PDF in der Patientenakte.

Thera X: Einwilligung unterschreiben (frei erfundene Beispieldaten) — Einwilligung unterschreiben · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Was Thera X für Ihren Schriftverkehr erledigt

Briefe aus Vorlagen

Arztbericht, Bescheinigung über Behandlungstermine, Terminbestätigung, Erinnerung an eine neue Verordnung und freier Brief.

Einwilligungen am Bildschirm

Der Patient unterschreibt mit Finger, Stift, Maus oder Unterschriftenpad – das PDF kommt in die Akte.

Rückseite Muster 13

Datum, Maßnahme und Leistungserbringer millimetergenau in die Empfangsbestätigung gedruckt.

Therapiebericht

Aus Verordnung, Dokumentation und Messwerten vorbelegt – mit Textbausteinen und Anlagen.

Ihr Praxis-Design

Logo, Haupt- und Zweitfarbe, Schrift und Kopfstil gelten für alle PDF-Schreiben.

Sechs Druckformate

DIN A4, A5, A6, DIN lang sowie Bon 80 mm und 58 mm für Thermodrucker.

Brief schreiben

Vorlagen für den Schriftverkehr in der Praxis

Im Reiter „Schriftverkehr“ der Patientenakte wählen Sie eine Vorlage – Betreff und Text werden mit den Daten des Patienten gefüllt. Den Empfänger-Arzt übernehmen Sie aus der Ärztekartei samt Anschrift. Eine Vorschau zeigt den Entwurf als PDF mit Briefkopf; „Fertigstellen und ablegen“ speichert ihn unter Dokumente.

Thera X: Dialog „Brief schreiben“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Brief schreiben“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Ein Design für alle Schreiben

Briefe, Arztberichte, Bescheinigungen, Terminzettel, Einwilligungen und Rechnungen sehen bei Thera X einheitlich aus. Im Praxis-Designprofil legen Sie Hauptfarbe und Zweitfarbe, Schrift (serifenlos, mit Serifen oder Schreibmaschine), Kopfstil (Akzentlinie, farbiger Kopfbalken oder schlicht) und eine zusätzliche Fußzeile fest – etwa für Bankverbindung, Steuernummer oder Öffnungszeiten. Ein Design-Assistent ermittelt passende Farben aus Ihrem Logo oder Ihrer Praxis-Website.

Jedes Schreiben kann ein eigenes Format haben: DIN A4 für Briefe und Berichte, DIN A5 für kurze Schreiben und Terminbestätigungen, DIN A6 für Terminkarten, DIN lang für Terminzettel und Flyer sowie 80 oder 58 Millimeter breite Bons für den Thermodrucker am Empfang. Das Layout je Format ist fest abgestimmt, damit nichts verrutscht.

Alle Vorlagen und Textbausteine stehen im Verlauf. Wer eine Vorlage geändert hat und wie sie vorher lautete, lässt sich jederzeit nachvollziehen und zurückholen.

Einwilligung in der Physiotherapie digital unterschreiben

Viele Verarbeitungen brauchen eine nachweisbare Einwilligung des Patienten: die Verarbeitung von Gesundheitsdaten, Terminerinnerungen per SMS oder WhatsApp, ein Foto in der Akte oder der Austausch mit behandelnden Ärzten. Papierformulare müssen gedruckt, unterschrieben, eingescannt und abgelegt werden. In Thera X unterschreibt der Patient direkt am Bildschirm – am Empfangs-PC, am Tablet oder mit einem Unterschriftenpad.

Ganz oben in der Auswahl steht die Sammelerklärung „Datenschutz und Kontaktwege“: eine Unterschrift für die Datenschutzerklärung und – per Ankreuzfeld – für E-Mail, SMS, WhatsApp, Telefon, Post und Foto. Nichts ist vorbelegt, der Patient kreuzt selbst an. Die Unterschrift wird mit Zeitstempel, Eingabeart und Prüfsumme im PDF festgehalten. Was angekreuzt wurde, schaltet die Kontaktwege in den Stammdaten automatisch frei; was nicht angekreuzt wurde, bleibt gesperrt.

Die Vollbildansicht zeigt am Tablet ein großes Unterschriftsfeld mit einer Zusammenfassung der Erklärung. Danach erhält der Patient auf Wunsch eine Kopie per E-Mail oder als Ausdruck. Wie die Einwilligungen in ein Datenschutzkonzept passen, beschreibt unsere Datenschutz-Checkliste für die Physiotherapiepraxis.

Auswahl, Unterschrift, Nachweis

Für jede Art liefert Thera X einen eigenen Mustertext mit. Bei Bedarf passen Sie den Text für eine einzelne Einwilligung an; die Vorlagen selbst pflegt die Praxisleitung. Die mitgelieferten Texte sind Muster – lassen Sie sie vor der Verwendung rechtlich prüfen.

Thera X: Welche Einwilligung soll unterschrieben werden? (frei erfundene Beispieldaten) — Welche Einwilligung soll unterschrieben werden?

Thera X: Reiter „Einwilligungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Reiter „Einwilligungen“ mit Stand je Art

Diese Einwilligungen sind vorbereitet

Datenschutzerklärung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten – mit Ampel im Kopf der Akte
Behandlungsvertrag mit Absagefrist und Ausfallhonorar
Kommunikation per E-Mail, SMS, WhatsApp, Telefon und Post
Foto- und Videoaufnahmen zu Behandlungszwecken sowie Foto in der Patientenakte
Austausch mit behandelnden Ärzten (Schweigepflichtentbindung für Berichte)
Geburtstagsgrüße – getrennt von der Datenschutzerklärung, weil sie als Werbung gelten
Sonstige Einwilligung mit eigener Bezeichnung

Thera X: Dialog „Unterschriften erfassen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Unterschriften erfassen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Widerruf, Papierformular und Nachweis

Ein Widerruf wird mit Datum eingetragen; der Eintrag bleibt als Nachweis erhalten, der Kommunikationskanal ist sofort gesperrt. Liegt eine Einwilligung auf Papier vor, erfassen Sie sie ohne Unterschrift und verknüpfen das eingescannte Formular aus den Dokumenten als Nachweis. Elektronisch unterschriebene Einwilligungen lassen sich nicht löschen.

Muster 13: die Rückseite der Verordnung bedrucken

Die Empfangsbestätigung auf der Rückseite der Heilmittelverordnung füllt Thera X auf Wunsch aus: Datum, Maßnahme und Leistungserbringer werden in die Tabelle gedruckt, die Zeilen vergibt das Programm fortlaufend. Ab Werk druckt „Zeile des Tages“ nur die Behandlungen von heute – die Verordnung kommt nach der Behandlung in den Drucker, danach unterschreibt der Patient von Hand. Ein Testdruck auf Normalpapier mit Formularlinien hilft beim Ausrichten; ein Zeilenbuch verhindert Doppeldrucke.

Die Vorderseite wird nie bedruckt, der Patientenname ebenfalls nicht. Die Unterschrift leistet der Patient je Behandlung auf der Verordnung, wie es die Rahmenverträge vorsehen. Eine am Tablet geleistete Unterschrift lässt sich nur nach ausdrücklicher Freigabe durch die Praxisleitung und mit Vermerk zur schriftlichen Zustimmung der Kasse bzw. des Abrechnungszentrums als Bild aufdrucken. Alles dazu auf der Seite Behandlungsbestätigung und Rückseite.

Häufige Fragen zu Vorlagen und Unterschriften

Ist eine Unterschrift am Tablet als Einwilligung gültig?

Thera X hält die Unterschrift mit Zeitstempel, Eingabeart und Prüfsumme im PDF fest, sodass die Einwilligung nachweisbar dokumentiert ist (Art. 7 DSGVO). Ob ein Formular im Einzelfall rechtlich genügt, hängt vom Text ab – lassen Sie die Mustertexte prüfen.

Kann ich eigene Briefvorlagen anlegen?

Ja. Unter Einstellungen › Vorlagen & Messarten legen Sie Vorlagen mit Art, Druckformat, Betreff und Text mit Platzhaltern an – auch Einwilligungserklärungen mit Ankreuzfeldern.

Ersetzt die Unterschrift am Gerät die Unterschrift auf der Verordnung?

Nein. Sie ist ein zusätzlicher Nachweis der Praxis. Die Rahmenverträge sehen die Unterschrift des Versicherten je Behandlung auf der Verordnung vor.

Welche Drucker brauche ich für die Rückseite von Muster 13?

Einen Drucker, der das Formular in Originalgröße bedruckt. Gedruckt wird ein PDF in tatsächlicher Größe; ein Testdruck auf Normalpapier zeigt vorher, ob alles sitzt.

Kann ich Briefe per E-Mail verschicken?

Therapieberichte gehen als kennwortgeschütztes PDF per E-Mail oder per KIM an die Ärztin. Für andere Gesundheitsdaten ist unverschlüsselte E-Mail in der Regel nicht geeignet – nutzen Sie Post oder sichere Wege.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.