Funktion · Buchhaltung

Buchhaltung für die Physiotherapie-Praxis: EÜR, Kontoauszug und DATEV in der Software

Die Buchhaltung in Thera X bereitet die Zahlen für Ihre Steuerberatung vor: Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Ausgaben mit Beleg, automatischer Kontoauszug-Abgleich und DATEV-Export – direkt aus Abrechnung und Kasse, ohne doppelte Erfassung.

Alles für die Buchhaltung in der Physiotherapie

EÜR-Übersicht

Einnahmen, Ausgaben, Überschuss und offene Forderungen je Jahr – mit Monatsübersicht und Ausgaben nach Kategorie.

Ausgaben mit Beleg

Betriebsausgaben mit 23 Kategorien, Sachkonto und Umsatzsteuer erfassen, Beleg als PDF oder Foto verschlüsselt ablegen.

Kontoauszug-Abgleich

CSV aus dem Online-Banking einlesen – Thera X schlägt Zuordnungen zu Rechnungen, Läufen und Zuzahlungen vor.

DATEV-Export

Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) für die Steuerberatung, nur Nachbuchungen, auf Wunsch festgeschrieben.

Lexware Office

Rechnungen als Entwurf an Lexware Office übergeben – über die öffentliche Schnittstelle mit Ihrem API-Schlüssel.

Altdaten importieren

Umsätze früherer Jahre als Monatskennzahlen übernehmen – für Statistik und Vorjahresvergleich, ohne Patientendaten.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach dem Zuflussprinzip

Die meisten Physiotherapiepraxen ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). In Thera X entsteht sie aus den Vorgängen, die Sie ohnehin erfassen: Eine bezahlte Rechnung, eine kassierte Zuzahlung oder die Vergütung eines Abrechnungslaufs zählt am Zahlungsdatum als Einnahme, eine Ausgabe am Belegdatum. Gutscheinverkäufe sind Einnahmen; eine mit Gutschein bezahlte Rechnung ist dagegen kein neuer Geldeingang und wird nicht doppelt gezählt.

Die EÜR-Übersicht zeigt je Jahr vier Kacheln – Einnahmen, Ausgaben, Überschuss bzw. Verlust und offene Forderungen – und darunter eine Monatsübersicht mit Rechnungen, Zuzahlungen, Kassen und BG, Gutscheinen, Ausgaben und Ergebnis. Stornos werden sauber behandelt: Eine stornierte Zuzahlung zählt an ihrem Zahlungstag und mindert die Einnahmen am Stornotag. Wichtig: Thera X ersetzt keine Buchführungssoftware und keine Steuerberatung. Die EÜR ist eine Vorarbeit, die vorbelegten Sachkonten nach SKR03 oder SKR04 sind ein Vorschlag, den Sie vor dem ersten Export mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Thera X: Abrechnung › Rechnungen (frei erfundene Beispieldaten) — Abrechnung › Rechnungen: Zahlungen erscheinen nach dem Abgleich direkt an der Rechnung

Zahlungseingänge zuordnen

Kontoauszug-Abgleich: Regeln zuerst, KI auf Wunsch

Statt jede Überweisung von Hand zu suchen, exportieren Sie die Umsätze im Online-Banking als CSV oder Excel und lesen sie ein. Bereits importierte Umsätze erkennt Thera X und überspringt sie. Danach schlägt das Programm Zuordnungen vor – zuerst nach festen Regeln: Rechnungs-, Lauf- oder Quittungsnummer im Verwendungszweck, passender Betrag und Name, Stichworte für Ausgabenkategorien.

Je Umsatz: Buchen, selbst Zuordnen, Ignorieren (z. B. privat) oder Zurücksetzen
„Sichere Vorschläge buchen“ erledigt alle eindeutigen Treffer auf einmal
Optionale KI-Vorschläge: Namen und IBANs werden vorher entfernt, nie automatisch gebucht
Abweichende Beträge gelten als unsicher – Kürzungen ordnen Sie bewusst von Hand zu

DATEV-Export für die Steuerberatung

Für Ihre Steuerberatung erzeugt Thera X einen DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF (Version 700). Sie wählen den Zeitraum – etwa letzten Monat oder letztes Quartal –, sehen in der Vorschau alle Buchungen mit Konto, Gegenkonto und Umsatz und erstellen die Datei. Bereits übergebene Buchungen lässt der nächste Export aus; es kommen nur Nachbuchungen dazu. Enthalten sind Zahlungseingänge aus Rechnungen, Zuzahlungen und Kassenvergütungen, Gutscheine, Stornos und Rückzahlungen sowie Ihre Ausgaben. Patientennamen sind standardmäßig nicht enthalten, nur Rechnungsnummern.

Auf Wunsch kennzeichnet die Datei die Buchungen als festgeschrieben; die Steuerberatung kann sie dann nicht mehr ändern. Nach einem Export lassen sich Ausgaben im Zeitraum nur noch stornieren, nicht mehr löschen – so stimmen EÜR und DATEV dauerhaft überein. Wer Rechnungen schon bei Erstellung als Forderung buchen möchte, schaltet die OPOS-Buchung ein. Jeder Export steht mit Zeitraum, Anzahl, Summe und Ersteller in der Liste „Bisherige Exporte“.

Umsatz und offene Posten im Blick

Die Statistik im Bereich Abrechnung ergänzt die Buchhaltung: Umsatz nach Leistungsdatum, Vorjahresvergleich und alle offenen Posten von heute.

Thera X: Abrechnung › Statistik (frei erfundene Beispieldaten) — Abrechnung › Statistik: Umsatz je Monat, nach Tarif, Mitarbeiter und Heilmittel

Lexware Office und Altdaten

Arbeitet Ihre Praxis mit Lexware Office, übergibt Thera X Rechnungen als Entwurf: Sie erzeugen in Lexware Office einen API-Schlüssel, tragen ihn in Thera X ein und übergeben einzelne Rechnungen mit einem Klick. Übertragen werden Name und Anschrift des Rechnungsempfängers sowie die Positionen; der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Ehrlich gesagt: Die Anbindung ist gegen die öffentliche Schnittstellenbeschreibung umgesetzt, aber noch nicht gegen ein echtes Lexware-Konto erprobt – prüfen Sie die ersten Übergaben.

Beim Wechsel aus einem anderen Programm fehlen oft die Vorjahre für Vergleiche. Mit „Altdaten importieren“ übernehmen Sie Sammelbescheide, Monatsstatistiken oder Umsatzlisten als Monatskennzahlen – aus PDF, Bild, Excel oder CSV, auf Wunsch mit pseudonymisierter KI-Erkennung. Jeder Import ist zuerst ein Entwurf zum Prüfen und lässt sich rückgängig machen. In die EÜR fließen Altdaten nur auf ausdrücklichen Wunsch und nach Absprache mit der Steuerberatung, damit nichts doppelt erfasst wird. Wie Sie den Umstieg planen, steht im Beitrag Datenmigration: 9 Punkte vor dem Softwarewechsel.

Ehrlicher Stand und Grenzen

Eigener Zugang für Finanzamt und Wirtschaftsprüfer

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten steuerlich relevanten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem dafür nutzen (§ 147 Abs. 6 AO). Auch Wirtschaftsprüfer oder die Steuerberatung möchten oft selbst in die Zahlen schauen. Damit dafür niemand das Konto einer Mitarbeiterin nutzen muss, bekommt Thera X einen eigenen Zugang für Finanzamt und Wirtschaftsprüfer.

Wichtig ist das vor allem wegen der Schweigepflicht: Patientendaten gehen eine Prüferin nichts an, die Buchhaltungs- und Abrechnungszahlen schon. Ein eigener Zugang macht diese Trennung einfacher, als sie es mit einem normalen Benutzerkonto wäre. Ob und in welchem Umfang ein Zugriff in Ihrem Fall nötig ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Häufige Fragen zur Buchhaltung in der Physiotherapie-Software

Ersetzt Thera X meine Steuerberatung?

Nein. Thera X bereitet die Zahlen vor – EÜR-Übersicht, Belege und DATEV-Buchungsstapel. Die steuerliche Auswertung und die Erklärungen übernimmt weiterhin Ihre Steuerberatung.

Warum unterscheidet sich der Umsatz in der Statistik von der EÜR?

Die Statistik zählt Leistungen nach Leistungsdatum, die EÜR Zahlungseingänge nach Zahlungsdatum. Eine Behandlung im Dezember, die im Januar bezahlt wird, steht deshalb in verschiedenen Jahren.

Welche Banken werden beim Kontoauszug unterstützt?

Thera X liest CSV- und Excel-Exporte aus dem Online-Banking und erkennt übliche Spalten wie Buchungstag, Betrag, Verwendungszweck, Name und IBAN. Eine direkte Bankverbindung gibt es nicht.

Sind im DATEV-Export Patientennamen enthalten?

Standardmäßig nicht. Der Buchungsstapel enthält Rechnungsnummern, Beträge und Konten.

Kann ich zwischen SKR03 und SKR04 wechseln?

Ja, in den Einstellungen unter Buchhaltung. Stimmen Sie den Wechsel mit Ihrer Steuerberatung ab; bereits exportierte Buchungen ändern sich nicht.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.