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Funktion · Online-Buchung

Online-Terminbuchung für die Physiotherapie – direkt aus Ihrem Kalender

Patienten fragen Termine über Ihre Praxis-Website an und sehen dabei nur echte freie Zeiten. Sie bestätigen mit einem Klick, der Termin steht im Kalender. Dazu verkaufen Sie Gutscheine am Empfang oder online.

Thera X: Reiter „Anfragen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Reiter „Anfragen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Online-Terminbuchung, die zu Ihrer Praxis passt

Nur echte freie Zeiten

Aus den Arbeitszeiten der Therapeuten, abzüglich Terminen, Feiertagen, Abwesenheiten und belegten Fremdkalendern.

Posteingang für Anfragen

Neue Anfragen bestätigen, ablehnen oder stornieren – der Patient wird jeweils per E-Mail informiert.

Buchbare Angebote

Selbst festlegen, was online buchbar ist: Dauer, Terminart, Preishinweis, Therapeuten, nur Bestandspatienten.

Einbetten per iFrame

Buchungsseite mit einem kopierten Code in Ihre Praxis-Website einbinden – oder als eigenen Link teilen.

Gutscheine

Wert- und Leistungsgutscheine verkaufen, einlösen und als PDF drucken oder per E-Mail senden.

Schutz vor Missbrauch

Begrenzte Anfragen je Stunde, Pflicht-Zustimmung zur Datenschutzerklärung, verschlüsselte Speicherung.

So läuft eine Online-Buchung ab

Auf der Buchungsseite wählt der Patient ein Angebot, auf Wunsch einen Therapeuten und eine freie Zeit. Er gibt Vorname, Nachname und E-Mail an, optional Telefon, Geburtsdatum und eine Nachricht, und stimmt der Datenschutzerklärung Ihrer Praxis zu. Sofort danach erhält er eine Eingangsbestätigung mit Buchungscode.

In Thera X landet die Anfrage im Posteingang der Online-Buchung. Beim Bestätigen schlägt das Programm passende Patienten aus Ihrer Kartei vor; ist der Patient neu, legen Sie ihn direkt mit den übermittelten Angaben an. Mit dem Bestätigen entsteht der Termin im Kalender, und der Patient bekommt eine E-Mail. Lehnen Sie eine Anfrage ab, geben Sie einen Grund an, der ebenfalls per E-Mail mitgeteilt wird. Wenn Sie möchten, bestätigt Thera X Anfragen automatisch – höchstens zehn je Stunde, weitere bleiben zur Prüfung offen. Patienten können ihren Termin mit Buchungscode und E-Mail-Adresse bis zum Ablauf Ihrer Absagefrist selbst absagen; ab Werk sind das 24 Stunden.

Angebote

Sie bestimmen, was online buchbar ist

Nicht jede Leistung eignet sich für die Online-Buchung. Deshalb legen Sie buchbare Angebote einzeln an – etwa „Erstgespräch“ oder „Krankengymnastik (Selbstzahler)“ – mit Beschreibung, Dauer, Terminart und einem Preishinweis wie „ab 45 €“. Unter „Buchbar bei“ wählen Sie die Therapeuten, deren freie Zeiten angeboten werden.

Einbindung

Buchungsseite in die Praxis-Website einbetten

Im Reiter „Einbettung & Abgleich“ kopieren Sie die Adresse der Buchungsseite oder den fertigen iFrame-Code für Ihre Website. Für den Betrieb gibt es zwei Wege: Beim Weg DIREKT stellt Thera X die Buchungsseite selbst bereit – das setzt voraus, dass Ihr Server aus dem Internet erreichbar ist, etwa auf einem vServer oder per Portfreigabe mit HTTPS. Beim Weg DIENST läuft die Buchungsseite auf einem Buchungsdienst des Herstellers; Thera X gleicht freie Zeiten und Anfragen alle fünf Minuten ab. Das ist für Praxen mit lokalem Server gedacht.

Thera X: Reiter „Einbettung & Abgleich“ (frei erfundene Beispieldaten) — Reiter „Einbettung & Abgleich“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Warum Online-Terminbuchung in der Physiotherapie sinnvoll ist

Viele Anrufe am Empfang drehen sich um eine einzige Frage: Wann ist ein Termin frei? Eine Online-Buchung nimmt diese Anfragen auch abends und am Wochenende an, ohne dass jemand ans Telefon muss. Gerade Selbstzahlerleistungen, Erstgespräche oder Folgetermine von Bestandspatienten lassen sich gut online anbieten. Verordnungsgebundene Serien planen Sie dagegen meist weiter in der Praxis, weil Fristen und Frequenz zur Verordnung passen müssen.

Entscheidend ist, dass die Online-Buchung keine Doppelbuchungen erzeugt. In Thera X greift sie auf denselben Kalender zu wie Ihr Empfang: Genehmigter Urlaub oder Krankheit eines Therapeuten, praxisfreie Tage und Termine aus eingebundenen Fremdkalendern sperren die Zeiten automatisch. Was Sie bei Datenschutz und Ablauf beachten sollten, erklärt unser Ratgeber Online-Terminbuchung in der Physiotherapie. Wie der Kalender selbst arbeitet, sehen Sie beim Terminkalender.

Gutscheine

Gutscheine verkaufen, einlösen, versenden

Ein Gutschein für Massage oder Krankengymnastik ist ein beliebtes Geschenk. In Thera X verkaufen Sie Wertgutscheine mit Teileinlösung oder Leistungsgutscheine für eine bestimmte Leistung. Jeder Gutschein erhält eine Nummer, einen Einlösecode und ein PDF zum Ausdrucken oder Versenden per E-Mail – mit Widmung für die beschenkte Person.

Gutschein-Verkauf und Details im Programm

Thera X: Dialog „Gutschein verkaufen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Gutschein verkaufen“: Art, Betrag, Zahlart, Käufer und Widmung

Thera X: Details eines Gutscheins (frei erfundene Beispieldaten) — Details eines Gutscheins mit Einlösecode, Gültigkeit und allen Einlösungen

Gutscheine online bestellen lassen

Mit der öffentlichen Gutscheinseite bestellen Kunden selbst: Sie wählen einen Betrag innerhalb Ihrer Grenzen (ab Werk 10 bis 500 €), geben Namen, E-Mail, Beschenkte und Widmung an und erhalten eine E-Mail mit Ihrer Bankverbindung. Sobald das Geld eingegangen ist, bestätigen Sie die Zahlung, und der Gutschein geht automatisch als PDF an den Kunden. Unbezahlte Bestellungen storniert Thera X nach 60 Tagen. Auch die Gutscheinseite lässt sich per iFrame in die Website einbetten.

Rechtlich gilt: Gutscheine unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ab Ende des Kaufjahres; eine kürzere Gültigkeit ist in der Regel unwirksam. Wertgutscheine sind umsatzsteuerlich meist Mehrzweckgutscheine – klären Sie die Behandlung mit Ihrer Steuerberatung. Verkäufe erscheinen in der Buchhaltung als Einnahmen. Keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen zur Online-Terminbuchung

Kann ich die Online-Buchung in meine bestehende Website einbauen?

Ja. Thera X liefert einen iFrame-Code und einen direkten Link zur Buchungsseite. Beides kopieren Sie im Reiter „Einbettung & Abgleich“.

Sehen Patienten, wer im Urlaub ist?

Nein. Patienten sehen nur freie Zeiten. Tage mit genehmigter Abwesenheit eines Therapeuten werden einfach nicht angeboten – ohne Grund.

Muss ich jede Anfrage selbst bestätigen?

Nur wenn Sie möchten. Sie können Anfragen automatisch bestätigen lassen; aus Schutzgründen höchstens zehn je Stunde, darüber bleiben sie zur Prüfung offen.

Können nur bekannte Patienten buchen?

Ja, je Angebot. Mit „Nur Bestandspatienten“ prüft Thera X Geburtsdatum und E-Mail gegen Ihre Kartei.

Brauche ich für Gutscheine ein zusätzliches Programm?

Nein. Gutscheine sind in Thera X enthalten – Verkauf, Einlösung, PDF, E-Mail-Versand und Online-Bestellung.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.