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Patientenkommunikation in der Physiotherapie: erinnern, informieren, gratulieren

Terminerinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp Business, Vorbereitungshinweise, Geburtstagsgrüße und der direkte Kontakt aus der Akte – immer nur über die Wege, für die der Patient eingewilligt hat.

Thera X: Infoleiste mit Termin, Patient und Verordnung (frei erfundene Beispieldaten) — Infoleiste mit Termin, Patient und Verordnung · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Alle Wege zum Patienten in einem Programm

Terminerinnerungen

Automatisch vor dem Termin, in Abständen, die Sie festlegen – ab Werk einen Tag und zwei Stunden vorher.

SMS

Über einen von fünf Anbietern: seven.io, sipgate, LOX24, GTX Messaging oder LINK Mobility/websms.

WhatsApp Business

Über die Meta Cloud API mit freigegebener Nachrichtenvorlage – ohne private Handys im Praxisalltag.

E-Mail mit Signatur

Über Ihren eigenen Mailserver, als HTML mit eingebettetem Logo oder als reiner Text.

Geburtstagsgrüße

Automatisch zum Geburtstag – nur mit eigener Einwilligung, höchstens ein Gruß im Jahr.

Kontakt aus der Akte

Anrufen über Ihr Telefonieprogramm, WhatsApp, SMS oder E-Mail mit einem Klick – mit Einwilligungsprüfung.

Wenn ein Termin kurzfristig ausfällt

Wird eine Therapeutin krank, zählt jede Minute. Thera X hilft, die betroffenen Patienten schnell zu erreichen:

Betroffene Termine mit wenigen Klicks zu einer Vertretung umleiten
Termine KI-gestützt verschieben – automatisch oder mit Vorschlägen zum Bestätigen
Geht es gar nicht: Der Patient erhält sofort eine SMS oder E-Mail (mit Einwilligung)
Rückrufliste: Wer noch angerufen werden muss, wird nach erfolgreichem Anruf abgehakt
Folgetermin-Abfrage nach dem Termin – ja oder nein –, damit keine Behandlungsreihe abreißt

Terminerinnerung in der Physiotherapie: weniger Ausfälle, weniger Telefonate

Nicht wahrgenommene Termine sind für jede Praxis ärgerlich – die Zeit ist geplant, die Behandlung findet nicht statt. Am wirksamsten dagegen sind Erinnerungen kurz vor dem Termin. Thera X verschickt sie automatisch: Sie legen bis zu fünf Abstände fest, von 15 Minuten bis zu einer Woche vor dem Termin, und bestimmen die Reihenfolge der Kanäle. Ist SMS gewählt, aber für einen Patienten nicht möglich, geht die Erinnerung über den nächsten erlaubten Kanal.

In einer Ruhezeit – ab Werk von 21 bis 8 Uhr – wird nichts versendet; fällige Erinnerungen werden auf den Abend davor vorverlegt. Sie entscheiden, für welche Terminarten erinnert wird: Behandlung, Erstbefund, Hausbesuch oder Training. Für einzelne Patienten lässt sich die Erinnerung abweichend einstellen oder ganz abschalten. Der Ausgang zeigt die letzten 50 Nachrichten mit Status gesendet, Fehler oder übersprungen.

Wie Sie Erinnerungen per SMS datenschutzkonform einsetzen, erklärt unser Ratgeber Terminerinnerung per SMS. Fällt ein Termin trotzdem aus, hilft eine klare Regelung – mehr im Beitrag Ausfallhonorar in der Physiotherapie.

Vorlagen und Vorbereitungshinweise

Der Text jeder Nachricht entsteht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Eine Vorschau mit Beispieldaten zeigt die Zeichenzahl und bei SMS die Anzahl der Teile.

Platzhalter wie {vorname}, {datum}, {uhrzeit}, {zeit_bis} und {therapeut}
Eigene Vorlagen je Kanal: alle Kanäle, nur E-Mail, SMS (kurz) oder WhatsApp
Vorbereitungshinweise je Terminart oder Heilmittel, zum Beispiel „Bitte bringen Sie ein großes Handtuch mit“
Per SMS und WhatsApp gehen Vorbereitungshinweise nur nach ausdrücklicher Freigabe – der Versanddienst erführe sonst den Therapiebezug
Eigener Erinnerungstext für einzelne Patienten möglich

SMS und WhatsApp Business: so ist der Versand eingerichtet

Für SMS wählen Sie einen der fünf angebundenen Anbieter und tragen dessen Zugang ein; Sitz bzw. Rechenzentren liegen laut den Anbietern in Deutschland bzw. der EU – bitte vor Vertragsschluss prüfen. WhatsApp Business läuft über die Meta Cloud API: mit eigener Rufnummer im Meta Business Manager und einer von Meta freigegebenen Nachrichtenvorlage. Zugangsschlüssel und Token liegen verschlüsselt auf Ihrem Server und werden nie angezeigt. Die Kosten je Nachricht zahlen Sie direkt beim Anbieter.

Ehrlich gesagt: Die fünf SMS-Schnittstellen und die Meta Cloud API sind nach der jeweiligen Anbieterdokumentation umgesetzt und mit nachgebildeten Antworten geprüft, aber noch nicht gegen echte Kundenkonten getestet. Senden Sie nach der Einrichtung deshalb zuerst eine Testnachricht an Ihr eigenes Handy – Thera X bietet dafür einen eigenen Knopf. Bei Kontoproblemen wie fehlendem Guthaben pausiert der Kanal, statt Nachrichten zu verbrauchen, und bei unklarem Ausgang wird nicht doppelt gesendet.

Mit dem SMS-Anbieter bzw. mit Meta schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei WhatsApp ist eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen; die Patienten-Datenschutzinformation aus Thera X nennt den gewählten Dienst. Diagnosen oder Behandlungsdetails gehören nicht in Nachrichtenvorlagen.

Kundenbindung

Geburtstagsgrüße – automatisch und mit Einwilligung

Auf Wunsch gratuliert Thera X Ihren Patienten automatisch zum Geburtstag. Glückwünsche per E-Mail, SMS oder WhatsApp gelten als Werbung im Sinne von § 7 Abs. 2 UWG – deshalb gibt es dafür eine eigene Einwilligung mit mitgeliefertem Mustertext, zusätzlich zur Freigabe des Kontaktwegs.

Ab Werk ausgeschaltet; Versandstunde frei wählbar, nie in der Ruhezeit
Mindestalter einstellbar (ab Werk 18 Jahre)
Nur an Patienten mit Behandlung in den letzten Monaten oder geplantem Termin
Höchstens ein Gruß je Patient und Jahr, drei mitgelieferte Vorlagen mit Abmeldehinweis
Protokoll nur mit Anzahlen, ohne Namen

Thera X: Reiter „Einwilligungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Reiter „Einwilligungen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

E-Mail mit Briefkopf und Signatur

E-Mails verschickt Thera X über den Mailserver Ihrer Praxis, auf Wunsch als HTML mit eingebettetem Logo. Die Signatur erzeugen Sie mit einem Klick aus den Praxisdaten – Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website und Logo in Ihrer Hauptfarbe. Jede Person verwaltet ihr Konto und ihr Profil unter „Mein Konto“.

Thera X: Dialog „Brief schreiben“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Brief schreiben“ mit Vorlage und Platzhaltern

Thera X: Dialog „Mein Konto“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Mein Konto“

Kontakt mit einem Klick – und alles in der Akte vermerkt

In der Patientenakte öffnet „Kontakt“ die Auswahl der Wege: Mobil oder Festnetz anrufen über das Telefonieprogramm Ihres Rechners, eine WhatsApp-Nachricht oder SMS über die App am Gerät, oder eine E-Mail mit Vorlage und Signatur direkt aus Thera X. Fehlt eine Voraussetzung – etwa die Einwilligung für SMS – ist der Weg ausgegraut und nennt den Grund.

Jeder Kontakt wird in der Akte vermerkt, im Reiter „Termine“ unter „Nachrichten und Kontakte“, mit Weg, Person, Zeitpunkt und Text. Dort stehen auch alle automatisch versendeten Erinnerungen und Grüße. So weiß das ganze Team, wer den Patienten wann erreicht hat. Wie Patienten Termine selbst online anfragen, zeigt die Seite Online-Buchung.

Häufige Fragen zur Patientenkommunikation

Was kostet der Versand von SMS und WhatsApp?

Thera X berechnet dafür nichts zusätzlich. Die Kosten je Nachricht zahlen Sie direkt beim SMS-Anbieter bzw. bei Meta nach deren Tarif.

Brauche ich eine Einwilligung für Terminerinnerungen?

Thera X versendet nur über Kanäle, für die eine Einwilligung des Patienten hinterlegt ist. Die Einwilligung erfassen Sie in der Akte, auf Wunsch mit Unterschrift am Bildschirm in der Sammelerklärung „Datenschutz und Kontaktwege“.

Kann ich WhatsApp ohne WhatsApp Business nutzen?

Aus der Akte heraus öffnet Thera X WhatsApp Desktop bzw. die App mit Nummer und Text – gesendet wird dort von Hand. Den automatischen Versand von Erinnerungen gibt es nur über WhatsApp Business mit der Meta Cloud API.

Sehe ich, ob eine SMS angekommen ist?

„Gesendet“ bedeutet, dass der Anbieter die Nachricht angenommen hat. Zustellberichte vom Handy des Patienten wertet Thera X nicht aus.

Dürfen Geburtstagsgrüße an Minderjährige gehen?

Ab Werk gehen Grüße erst ab 18 Jahren. Bei Minderjährigen entscheiden in der Regel die Sorgeberechtigten über die Einwilligung. Lassen Sie Mustertexte und Einwilligung vor dem Einschalten rechtlich prüfen.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.