Start › Funktionen › Terminplaner › Terminfinder & Serien

Terminplaner · Serien und Terminfinder

Terminserie in der Physiotherapie planen – mit Terminfinder, der nachvollziehbar entscheidet

Eine Terminserie in der Physiotherapie planen Sie in Thera X direkt aus der Verordnung: mit fester Uhrzeit als Serie oder mit dem Terminfinder, der freie Zeiten nach den Wünschen des Patienten sucht – nachvollziehbar, ohne KI, mit Feiertagen, Ferien und Abwesenheiten.

Thera X: Dialog „Terminserie planen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Terminserie planen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Zwei Wege zur Behandlungsreihe

Ob der Patient jeden Montag und Donnerstag um 16 Uhr kann oder nur „vormittags, aber nicht in den Herbstferien“ – für beide Fälle gibt es das passende Werkzeug.

Serie mit fester Uhrzeit

Patient und Verordnung wählen, Wochentage ankreuzen, Uhrzeit und Dauer festlegen. Die Anzahl ist schon auf die offenen Einheiten der Verordnung gesetzt.

Terminfinder nach Wünschen

Ohne feste Uhrzeit: Verfügbarkeit je Wochentag, Zeitraum, Abstand und Höchstzahl je Woche angeben – Thera X schlägt passende Zeiten vor.

Feiertage und praxisfreie Tage

Gesetzliche Feiertage des Bundeslands und eingetragene Schließzeiten werden übersprungen; die Serie läuft bis zum nächsten passenden Tag weiter.

Abwesenheiten im Blick

Der Terminfinder lässt genehmigt abwesende Therapeuten aus – Urlaub, Krankheit, Fortbildung – und beachtet die Vertragszeiten.

Terminserie planen in sieben Schritten

Die Serie starten Sie im Kalender über „Serie“, in der Akte über „Serie planen“ oder mit dem Serien-Symbol direkt an der Verordnungskarte. Patient und Verordnung sind dann schon gewählt, und die Anzahl steht auf den Einheiten, die noch offen sind.

Patient und Verordnung wählen – die Anzahl übernimmt die offenen Einheiten
Mitarbeiter, Startdatum, Uhrzeit, Dauer (15–90 Minuten) und Anzahl (1–30) festlegen
Wochentage ankreuzen, z. B. Montag und Donnerstag für „2x wöchentlich“
Auf Wunsch bei Überschneidung die nächste freie Zeit am selben Tag vorschlagen lassen
Vorschau prüfen: belegte Termine sind markiert, z. B. „3 von 6 Terminen möglich“
Feiertage und praxisfreie Tage stehen ausgegraut mit Namen in der Vorschau und zählen nicht mit
„Termine anlegen“ – die Meldung nennt angelegte und nicht mögliche Termine

Thera X: Dialog „Neuer Termin“ (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Neuer Termin“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Terminfinder für die Praxis: freie Zeiten nach den Wünschen des Patienten

Am Empfang ist die Lage selten so einfach wie „immer dienstags um 9“. Viel häufiger heißt es: „Montags und donnerstags ab 15 Uhr, aber nicht in den Herbstferien.“ Genau dafür gibt es den Terminfinder. Anders als bei der Serie geben Sie keine feste Uhrzeit vor, sondern beschreiben, wann der Patient kann – und Thera X sucht die passenden Zeiten.

Im ersten Schritt wählen Sie Patient und Verordnung; die Anzahl steht automatisch auf den Einheiten, die weder erledigt noch verplant sind. Dann legen Sie den Zeitraum fest (Vorgabe: morgen bis in zwölf Wochen), den Abstand zwischen den Terminen (Vorgabe: mindestens zwei Tage, also nicht an aufeinanderfolgenden Tagen) und die Höchstzahl je Woche. Für jeden Wochentag tippen Sie Vormittag, Mittag, Nachmittag oder eine eigene Zeit an. Urlaub des Patienten oder einzelne Tage schließen Sie aus, und mit einem Haken bleiben die Schulferien frei.

Im zweiten Schritt sehen Sie die Vorschläge mit Tag, Uhrzeit und Therapeut. Weicht ein Vorschlag vom ersten Termin ab, steht „anderer Therapeut“ oder „andere Uhrzeit“ daneben. Jeden Vorschlag können Sie ändern, entfernen oder durch einen weiteren ersetzen. Mit einem Klick buchen Sie alle als eine Serie. Ist eine Zeit in der Zwischenzeit vergeben worden, bleibt sie mit Grund stehen und lässt sich anpassen – „Wünsche ändern“ sucht dann nur noch die fehlenden Termine.

So wählt Thera X die Zeiten – nachvollziehbar, ohne KI

Die Auswahl folgt festen Regeln, die Sie jederzeit nachvollziehen können. Eine Zeit gilt als frei, wenn alle Bedingungen erfüllt sind:

Die Zeit liegt in der Arbeitszeit des Therapeuten und in der angegebenen Verfügbarkeit des Patienten
Weder Therapeut noch Patient haben zu dieser Zeit schon einen Termin
Keine offene Online-Buchungsanfrage reserviert die Zeit
Kein eingebundener Fremdkalender meldet die Zeit als belegt
Der Therapeut ist an diesem Tag nicht genehmigt abwesend – ein halber Abwesenheitstag sperrt den ganzen Tag
Der Therapeut ist laut erfasstem Vertrag beschäftigt (nicht vor dem Eintritt, nicht nach dem Austritt)
Abstand und Wochenzahl berücksichtigen auch bestehende Termine derselben Verordnung
Bei mehreren freien Zeiten eines Tages gewinnt: Wunschtherapeut, dann Uhrzeit nahe am ersten Termin, dann früher, dann der weniger ausgelastete Therapeut

Die Serie im Kalender

Gebuchte Serien erscheinen sofort in der Wochenansicht – an allen Arbeitsplätzen gleichzeitig. Per Rechtsklick (am Tablet: lange drücken) setzen Sie den Status eines Termins, öffnen die Akte oder dokumentieren die Behandlung.

Thera X: Wochenansicht des Terminkalenders (frei erfundene Beispieldaten) — Wochenansicht mit Ebenen je Mitarbeiter · frei erfundene Beispieldaten

Thera X: Schnellstatus per Rechtsklick (frei erfundene Beispieldaten) — Schnellstatus per Rechtsklick: erschienen, bestätigt, absagen, Akte öffnen · frei erfundene Beispieldaten

Patientenwünsche in Worten aufnehmen – optional mit KI-Texthilfe

Wer mag, tippt oder diktiert im Terminfinder einfach, was der Patient gesagt hat – etwa „kann dienstags und freitags nach der Arbeit, ab dem 20. nicht, in den Ferien verreist“. Mit „Mit KI übernehmen“ füllt die KI daraus Verfügbarkeit, Ausschlüsse, Zeitraum, Abstand, Höchstzahl je Woche und den Haken für die Schulferien aus. Was sie nicht verstanden hat, nennt sie; alles bleibt änderbar.

Wichtig ist uns die Trennung: Die KI hilft nur beim Ausfüllen der Wünsche. Die eigentliche Suche nach freien Zeiten läuft immer nach den festen Regeln oben – nachvollziehbar und ohne KI. Die KI-Texthilfe ist optional und setzt einen eigenen KI-Anbieter sowie die Freigabe „KI-Texthilfe“ voraus; die Kosten zahlen Sie direkt beim Anbieter. Übermittelt wird nur der eingegebene Text, Vor- und Nachname des Patienten werden vorher durch einen Platzhalter ersetzt. Nennen Sie im Text nur Zeiten, keine Diagnosen. Ohne eingerichtete KI ist der Knopf ausgegraut – der Terminfinder funktioniert trotzdem vollständig. Mehr zur KI in Thera X lesen Sie beim KI-Assistenten.

Feiertage, Schulferien und mehrere Standorte

Gesetzliche Feiertage berechnet Thera X für das Bundesland der Praxis. Seit Version 1.7.2 zählt für jeden Mitarbeiter das Bundesland seines Standorts, falls dort eines eingetragen ist – wichtig für Praxen mit Standorten in zwei Bundesländern. Schließzeiten wie Betriebsurlaub oder ein Fortbildungstag tragen Sie unter „Ferien & Feiertage“ als „Praxis geschlossen“ ein. Serie, Terminfinder und Online-Buchung lassen diese Tage aus; einzelne Termine können Sie von Hand trotzdem anlegen, etwa für einen Notfall.

Eine Serie läuft höchstens ein Jahr ab dem Startdatum weiter, und der Start darf nicht in der Vergangenheit und höchstens zwei Jahre in der Zukunft liegen. Der Terminfinder sucht höchstens ein Jahr voraus. Diese Grenzen verhindern Planungen, die keiner mehr überblickt – und Termine, die nie stattfinden.

Abwesenheiten: was die Serie prüft und was der Terminfinder prüft

Ein ehrlicher Unterschied, den Sie kennen sollten: Die Serie mit fester Uhrzeit prüft genehmigte Abwesenheiten des Mitarbeiters nicht. Termine an Urlaubs- oder Krankheitstagen sind dort wie im Kalender möglich – etwa wenn eine Vertretung bewusst eingetragen wird; der Termindialog zeigt dann nur einen Hinweis. Wer Abwesenheiten sicher berücksichtigen will, nutzt den Terminfinder: Er bietet an solchen Tagen keine Zeiten an.

Wird eine Abwesenheit erst genehmigt, nachdem schon Termine im Zeitraum liegen, zeigt die Dienstübersicht im Bereich Personal diese Termine als „Termine trotz Abwesenheit“ an. So sehen Sie, wen Sie umplanen müssen – zum Beispiel mit dem Terminfinder und einem anderen Therapeuten. Für den Krankheitsausfall gibt es zusätzlich das Ausfall-Management: Betroffene Patienten leiten Sie mit wenigen Klicks zu einer Vertretung um, oder Thera X verschiebt die Termine KI-gestützt – automatisch oder mit Vorschlägen, die Sie bestätigen. Klappt es gar nicht, erhält der Patient sofort eine SMS oder E-Mail, und wer noch angerufen werden muss, steht auf einer Rückrufliste zum Abhaken.

Fristen der Verordnung schon bei der Planung beachten

Jeder Termin gehört zu einer Verordnung, und die hat Regeln: Beginn der Behandlung, Frequenz, Höchstmenge. Passt ein Termin nicht zur Verordnung – etwa weil eine Frist oder die Frequenz nicht eingehalten wird –, zeigt Thera X nach dem Speichern einen Hinweis. Überschneidungen beim Therapeuten oder im Raum verhindert der Kalender ganz. Welche Fristen bei Heilmittelverordnungen gelten, erklärt unser Ratgeber Fristen der Heilmittelverordnung; wie Thera X vor ablaufenden Fristen warnt, zeigt das Fristen-Frühwarnsystem.

Weiter im Terminplaner und rund um die Verordnung

Fremdkalender & Kalender-Abo

Private Kalender einblenden und die eigenen Termine aufs Handy holen.

Fristen-Frühwarnsystem

Behandlungsbeginn, Unterbrechung und Ausschlussfrist im Blick.

Online-Buchung

Patienten fragen Termine über Ihre Website an, der Empfang bestätigt.

Häufige Fragen zu Terminserie und Terminfinder

Wie plane ich eine Terminserie in der Physiotherapie am schnellsten?

Direkt an der Verordnung über das Serien-Symbol: Patient, Verordnung und offene Einheiten sind dann schon eingetragen. Sie wählen nur noch Mitarbeiter, Uhrzeit und Wochentage.

Nutzt der Terminfinder künstliche Intelligenz?

Nein. Die Suche nach freien Zeiten folgt festen, nachvollziehbaren Regeln. Nur das optionale Ausfüllen der Wünsche aus einem freien Text kann eine KI übernehmen – wenn Sie einen KI-Anbieter eingerichtet und freigegeben haben.

Berücksichtigt der Terminfinder Räume und Qualifikationen?

Nein. Räume, Standorte und Qualifikationen prüft der Terminfinder nicht. Wählen Sie dafür gezielt die passenden Therapeuten aus.

Was passiert an Feiertagen?

Gesetzliche Feiertage und eingetragene praxisfreie Tage werden übersprungen. Die Serie läuft bis zum nächsten passenden Wochentag weiter, sodass die Anzahl stimmt.

Kann der Patient immer beim selben Therapeuten bleiben?

Ja. Die Option „Möglichst immer derselbe Therapeut“ ist ab Werk an. Der Terminfinder weicht nur aus, wenn der Therapeut an einem passenden Tag keine Zeit hat, und kennzeichnet das.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.