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Verordnungsassistent · Fristen

Fristenkontrolle für die Heilmittelverordnung: Frühwarnung statt Absetzung

Behandlungsbeginn, Unterbrechung, Gültigkeit, Ausschlussfrist: Thera X rechnet jede Frist für jede Verordnung mit und warnt in mehreren Stufen, solange Sie noch handeln können – in der Übersicht, in der Akte, im Kalender und auf Wunsch einmal täglich per E-Mail.

Thera X: Die Übersicht mit Widgets (frei erfundene Beispieldaten) — Die Übersicht mit Widgets · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Welche Fristen eine Heilmittelverordnung hat

Eine Verordnung hat viele Uhren, und jede läuft anders. Die Fristenkontrolle in Thera X kennt sie je Heilmittelbereich – die Werte sind mit Quelle im Programm hinterlegt:

Fristen, die Thera X je Verordnung überwacht (Standardwerte, soweit nichts anderes mit der Kasse vereinbart ist)
Behandlungsbeginn	28 Kalendertage nach Ausstellung, dringlich 14
Entlassmanagement	Beginn 7, Abschluss 12 Kalendertage nach Entlassung
Unterbrechung	mehr als 14 Kalendertage nur mit Begründung
Gültigkeit Physiotherapie	bis 6 Einheiten 3 Monate, darüber 6 Monate ab erster Behandlung
Gültigkeit Blankoverordnung	16 Wochen ab Verordnungsdatum
Ausschlussfrist	9 Kalendermonate ab Ende des Monats der letzten Behandlung
BG (Unfallversicherung)	Beginn 14 Tage, dringend 7; gültig 2 Monate

Quellen laut Handbuch Thera X 2.1.4: HeilM-RL §§ 15, 16, 16a; Rahmenverträge nach § 125 SGB V (u. a. Physiotherapie §§ 6, 7, 18); Verträge nach § 125a SGB V; DGUV-Handlungsanleitung Heilmittel. Keine Rechtsberatung.

Fünf Gefahren, eine Frühwarnung

Seit Version 1.0.3 warnt Thera X mehrstufig vor jeder Frist, die eine Verordnung ungültig oder eine Forderung nicht mehr abrechenbar macht. Ab Werk sind das die Stufen 10, 5 und 3 Tage vor Fristende.

Behandlungsbeginn

Noch keine Behandlung und kein Termin bis zum Fristende. Abwenden: Termin vor dem Fristende planen.

Unterbrechung

Offene Einheiten, aber kein Folgetermin bis zur Grenze. Abwenden: Termin planen oder Unterbrechung begründen.

Gültigkeit

Offene Einheiten, die bis zum Ende der Gültigkeit nicht geplant sind. Abwenden: Termine bis zum Ende planen.

Ausschlussfrist

Abgeschlossen, aber nicht abgerechnet – auch bei nur erstelltem, nicht übermitteltem Lauf. Abwenden: abrechnen.

Verjährung (BG)

Unfallversicherung: abgeschlossen und nicht abgerechnet, Vorwarnung vor der Verjährung zum Jahresende.

Mehrere Stufen

Die Warnstufe zeigt, wie viele Stufen erreicht sind – bei 10/5/3 und noch vier Tagen „Stufe 2 von 3“.

Vorsichtig gezählt: lieber einen Tag zu früh

Ob der Ausstellungstag oder der Tag der letzten Behandlung bei einer Frist mitzählt, ist in den Verträgen nicht geregelt. Thera X rechnet deshalb mit zwei Tagen. Fälligkeit und Vorwarnungen nutzen den vorsichtigen Tag: Bei einer Ausstellung am 1. Oktober beginnt die Behandlung spätestens am 28. Oktober. Als sicher versäumt gilt die Frist erst nach dem Tag der günstigsten Zählweise, hier dem 29. Oktober. Liegt eine Behandlung genau auf diesem letzten Tag, weist Thera X auf das Absetzungsrisiko hin.

Fristen werden nicht wegen eines Wochenendes oder Feiertags verschoben – auch dort nicht, wo das rechtlich möglich wäre. Die Ampel bleibt vorsichtig. Hat eine Verordnung mehrere Gefahren, zählt die mit dem frühesten Fristende. Bereits versäumte Fristen sind keine Frühwarnung mehr: Sie zeigt die Ampel rot mit „Das kann nicht mehr abgerechnet werden.“ Mehr zu den rechtlichen Grundlagen erklärt unser Ratgeber Fristen der Heilmittelverordnung.

Fristen- und Frequenzübersicht

Jede Verordnung als Wochenraster

Das Symbol „Fristen- und Frequenzübersicht“ an der Verordnung – oder „Fristen & Frequenz“ in der Infoleiste des Kalenders – zeigt alle Termine im Wochenraster ab dem Ausstellungsdatum. Grün hinterlegt ist der Zeitraum bis zum spätesten Behandlungsbeginn, die Frist ist mit einer Fahne markiert. Je Woche steht Soll gegen Ist.

Übersicht und E-Mail

Abrechnungsgefahr dort, wo Sie hinschauen

Betroffene Verordnungen erscheinen als „Abrechnungsgefahr: …“ mit Warnsymbol – zum Beispiel „Behandlungsbeginn bis 23.10.2026 – noch kein Termin geplant (noch 3 Tage)“. Sie stehen im Widget „Abrechnungsgefahr“ der Übersicht, in der Verordnungsliste mit eigenem Filter, in der Akte und im Kalender am Termin. Die Warnung verschwindet, sobald die Ursache behoben ist, und kommt zurück, wenn ein Termin abgesagt wird.

Auf Wunsch einmal täglich eine E-Mail an die Praxisleitung bei neuen Warnstufen
In der E-Mail keine Patientennamen, Heilmittel oder Diagnosen – nur Patientennummer, Datum, Frist, Resttage, Stufe
Frühester Versand ab einer einstellbaren Uhrzeit
Die Frühwarnung ist Pflichtangabe und lässt sich je Rolle nicht ausblenden

Thera X: Infoleiste mit Termin, Patient und Verordnung (frei erfundene Beispieldaten) — Infoleiste im Kalender mit Termin, Patient und Verordnung – bei Abrechnungsgefahr mit eigener Warnzeile (Beispieldaten)

Thera X: Dialog „Fristen“ eines Kostenträgers mit Sondervertrag (Beispielwerte, frei erfunden) (frei erfundene Beispieldaten) — Dialog „Fristen“ eines Kostenträgers mit Sondervertrag (Beispielwerte, frei erfunden) · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Sonderverträge

Abweichende Fristen je Krankenkasse

Alle Fristen gelten, soweit mit der Krankenkasse nichts anderes vereinbart ist. Hat Ihre Praxis einen Sondervertrag, hinterlegen Sie seit Version 1.0.3 je gesetzlicher Krankenkasse eine abweichende Beginnfrist, Frist bei dringlichem Bedarf, maximale Unterbrechung und Ausschlussfrist. Die Grundlage ist Pflicht, etwa „Sondervertrag … vom …, § 4“.

Was Sie einstellen können

Die Vorwarnungen passen Sie an die Arbeitsweise Ihrer Praxis an – unter „Einstellungen › Kalender & Regeln“ und im Reiter „Abrechnung“:

Vorwarnstufen in Tagen vor Fristende – ab Werk 10, 5 und 3, bis zu fünf Stufen
Vorwarnung vor dem spätesten Behandlungsbeginn – ab Werk 5 Tage
Vorwarnung bei Unterbrechung – ab Werk 10 Tage ohne Behandlung
Vorwarnung vor Ende der Gültigkeit – ab Werk 21 Tage, früher, wenn die offenen Einheiten nicht mehr in die Restlaufzeit passen
Tägliche E-Mail ein oder aus, Empfänger und frühester Versandzeitpunkt

Warum Fristen in vollen Praxen verloren gehen

Selten ist es Nachlässigkeit. Eine Patientin sagt zwei Termine ab, die Serie reißt, und niemand merkt, dass die 14 Tage überschritten sind. Eine Verordnung ist abgeschlossen, landet im Ordner und wird erst Monate später wiederentdeckt. Eine dringliche Verordnung wird wie eine normale geplant. Jedes dieser Szenarien kostet Geld – bis hin zur vollständigen Absetzung.

Die Fristenkontrolle in Thera X setzt genau dort an: Sie wartet nicht, bis jemand nachsieht, sondern bringt die gefährdeten Verordnungen in die Übersicht, an den Termin und ins Postfach. Was zu tun ist, steht dabei: einen Termin planen, eine Unterbrechung begründen, abrechnen. Wie diese Schritte zusammenhängen, zeigt die Abrechnungsampel mit dem roten Faden.

Verordnungsassistent

Weitere Bausteine des Verordnungsassistenten

Rezept einlesen

Foto, Scan oder Handy-Kamera: Die Verordnung wird gelesen und das Formular vorbelegt – KI optional.

Live-Prüfung

Fehler, Warnungen und Hinweise nach der Heilmittel-Richtlinie schon während der Eingabe.

Heilmittelkatalog & ICD-10

Katalogwerte, Höchstmengen und amtliche ICD-Titel direkt neben dem Formular.

Verordnungsarten

Muster 13, Z13, Blanko, BG, privat und Selbstzahler – jede mit ihren eigenen Regeln.

Behandlungsbestätigung

Unterschriften erfassen, am Gerät bestätigen lassen, Rückseite Muster 13 bedrucken.

Abrechnungsampel

Rot, Gelb, Grün und der rote Faden – von der Prüfung bis zum Zahlungseingang.

Häufige Fragen zu Fristen der Heilmittelverordnung

Wann muss die Behandlung nach Ausstellung beginnen?

In der Regel innerhalb von 28 Kalendertagen, bei dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Tagen. Beim Entlassmanagement innerhalb von sieben Tagen nach der Entlassung.

Was passiert bei mehr als 14 Tagen Unterbrechung?

Die restlichen Einheiten sind nur mit Begründung abrechenbar, etwa mit den Kürzeln T, K oder F. Thera X nennt die Lücke und bietet „Unterbrechung begründen“ an.

Bis wann muss eine Verordnung abgerechnet sein?

Laut Rahmenverträgen innerhalb von 9 Kalendermonaten, gerechnet ab dem Ende des Monats der letzten Behandlung; maßgeblich ist der Eingang der vollständigen Abrechnung bei der Kasse.

Kann ich andere Fristen für einen Sondervertrag hinterlegen?

Ja, je gesetzlicher Krankenkasse mit Pflichtangabe der Vertragsgrundlage. Die Werte gelten dann für Ampel, Frühwarnung und Prüfung.

Enthält die Warn-E-Mail Patientendaten?

Keine Namen, Heilmittel oder Diagnosen. Sie nennt Patientennummer, Verordnungsdatum, Frist, Resttage und Warnstufe.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.