Wie lange ist eine Heilmittelverordnung gültig? Alle Fristen auf einen Blick

Eine Heilmittelverordnung ist kein unbefristeter Auftrag. Beginn, Unterbrechung und Abrechnung sind an Fristen gebunden – und wer eine davon verpasst, behandelt im schlimmsten Fall umsonst. Hier finden Sie alle wichtigen Fristen auf einen Blick.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Kurz gesagt: Eine Heilmittelverordnung ist gültig, wenn die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung beginnt (bei dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Tagen) und danach nicht länger als 14 Kalendertage ohne Begründung unterbrochen wird. Sie endet, wenn alle verordneten Einheiten erbracht sind. Sonderregeln gelten für die Blankoverordnung (höchstens 16 Wochen) und für den langfristigen bzw. besonderen Verordnungsbedarf (Verordnung für bis zu 12 Wochen).

Behandlungsbeginn: 28 oder 14 Tage

Im Regelfall muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung der Verordnung beginnen. Hat die Ärztin oder der Arzt das Feld „Dringlicher Behandlungsbedarf“ angekreuzt, verkürzt sich die Frist auf 14 Kalendertage. Beginnt die Behandlung später, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.

Rechenbeispiel: So zählen die Tage

Ein Beispiel mit ausgedachten Daten: Eine Verordnung wird am Montag, 7. September, ausgestellt, ohne dringlichen Behandlungsbedarf. Die 28 Kalendertage laufen damit bis Anfang Oktober – Samstage, Sonntage und Feiertage zählen mit. Wird der erste Termin erst für den 2. Oktober vereinbart und dann vom Patienten abgesagt, bleibt kaum Spielraum für einen Ersatztermin.

Ab dem ersten Termin zählt die Unterbrechungsfrist: Liegen zwischen zwei Behandlungen mehr als 14 Kalendertage, braucht es eine angemessene Begründung, etwa eine Erkrankung des Patienten, die auf der Verordnung vermerkt wird. Weil die Zählweise am Fristende in Praxen unterschiedlich gehandhabt wird, ist ein Tag Puffer die sichere Wahl.

Unterbrechungen richtig dokumentieren

Unterbrechungen sind erlaubt, müssen aber begründet und auf der Verordnung dokumentiert werden. Ohne angemessene Begründung führt eine Pause von mehr als 14 Kalendertagen zum Verlust der Gültigkeit.

Menge und Frequenz

• Höchstmenge je Verordnung: legt der Heilmittelkatalog fest, z. B. bis zu 6 Einheiten bei den Diagnosegruppen WS oder EX.
• Orientierende Behandlungsmenge: dient der Orientierung je Indikation; darüber hinaus sind Behandlungen bei dokumentierter medizinischer Notwendigkeit möglich.
• Frequenz: Die auf der Verordnung angegebene Frequenz (auch als Spanne, z. B. 1–3 × wöchentlich) ist für Therapeuten bindend.
• Langfristiger Heilmittelbedarf und besonderer Verordnungsbedarf: Verordnung für bis zu 12 Wochen möglich – die Menge richtet sich nach der Frequenz.

Abrechnung: die Ausschlussfrist

Auch nach der letzten Behandlung läuft eine Uhr: Nach den Rahmenverträgen müssen Sie innerhalb von 9 Kalendermonaten ab Ende des Monats der letzten Behandlung abrechnen. Teilabrechnungen sind in der Regel nicht vorgesehen – Verordnungen werden also erst nach Abschluss abgerechnet. Wer Verordnungen „liegen lässt“, verschenkt Geld.

Praktisch heißt das: Legen Sie einen festen Abrechnungsrhythmus fest, etwa monatlich, und prüfen Sie dabei auch Verordnungen, bei denen nur noch ein Vermerk oder eine Unterschrift fehlt. Gerade bei Serien, die wegen Urlaub oder Krankheit unterbrochen wurden, gehen sonst Einheiten verloren, die längst erbracht sind.

Checkliste: Fristen bei der Annahme prüfen

• Ist das Ausstellungsdatum eingetragen und lesbar?
• Ist „Dringlicher Behandlungsbedarf“ angekreuzt? Dann gelten 14 statt 28 Tage.
• Handelt es sich um eine Blankoverordnung? Dann gilt zusätzlich die Höchstdauer von 16 Wochen.
• Den ersten Termin mit Puffer vor dem Fristende vergeben.
• Patientinnen und Patienten bei der Terminvergabe auf Absagen und Fristen hinweisen.
• Unterbrechungen sofort mit Grund auf der Verordnung vermerken.
• Nach der letzten Behandlung zeitnah abrechnen.

So hilft Thera X

Der Verordnungsassistent rechnet alle diese Fristen für jede Verordnung mit. Das Fristen-Frühwarnsystem meldet Behandlungsbeginn, Unterbrechung und Ausschlussfrist in der Übersicht und auf Wunsch täglich per E-Mail. Die Abrechnungsampel zeigt rot, wenn jetzt gehandelt werden muss – mit vorsichtiger Zählweise: Die Vorwarnung kommt einen Tag früher.

Häufige Fragen zu Fristen

Wie lange ist ein Rezept für Physiotherapie gültig?

Im Regelfall muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung beginnen, bei dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Tagen. Danach bleibt die Verordnung gültig, solange die Behandlung nicht länger als 14 Kalendertage ohne Begründung unterbrochen wird.

Was passiert, wenn die Patientin oder der Patient krank wird?

Eine Erkrankung kann eine Unterbrechung über 14 Kalendertage hinaus begründen. Wichtig ist, dass die Begründung auf der Verordnung dokumentiert wird.

Dürfen Folgetermine nach Ablauf der 28 Tage liegen?

Ja. Die 28 Tage (bzw. 14 Tage) betreffen nur den Beginn der Behandlung. Danach kommt es darauf an, dass zwischen zwei Terminen nicht mehr als 14 Kalendertage ohne Begründung liegen.

Zählen Wochenenden und Feiertage mit?

Ja, die Fristen der Heilmittel-Richtlinie sind in Kalendertagen angegeben.

Was ist, wenn die Ärztin oder der Arzt die Verordnung ändert?

Änderungen müssen von der verordnenden Praxis vorgenommen und abgezeichnet werden. Behandeln Sie nach einer offenen Änderung erst weiter, wenn die Verordnung korrigiert ist.

Gilt die Ausschlussfrist auch für Privatpatienten?

Nein, die Ausschlussfrist ist eine Regel der Kassenverträge. Für Privatrechnungen gelten die allgemeinen Verjährungsregeln.