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Verordnungsassistent · Abrechnungsampel

Abrechnungsampel für die Physiotherapie: sehen, was jede Verordnung braucht

Jede Verordnung trägt eine echte Ampel mit drei Leuchten – und daneben einen Satz, was jetzt zu tun ist. So sehen Sie auf einen Blick, wo unterschrieben, korrigiert oder abgerechnet werden muss und wo eine Frist drängt.

Thera X: Seite „Verordnungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Seite „Verordnungen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Was die Farben der Abrechnungsampel bedeuten

Die Ampel zeigt immer den dringendsten Grund. Die Bedeutung hängt nie an der Farbe allein: Lage der Leuchte und Symbol unterscheiden die Stufen auch im Schwarzweißdruck und bei Farbsehschwäche.

Rot · oben, Symbol „!“„Das kann nicht mehr abgerechnet werden.“ – Frist versäumt. Oder: „Das muss jetzt abgerechnet werden.“ – Ausschlussfrist endet in höchstens 30 Tagen.

Gelb · Mitte, SanduhrUnterschreiben, vor der Abrechnung korrigieren, Zeitnot bei einer Frist – oder bald abrechnen.

Grün · unten, Haken„Das kann abgerechnet werden.“ – erbracht, unterschrieben und geprüft.

Alle Sätze der Ampel – in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit

Rot: „Das kann nicht mehr abgerechnet werden.“ – Ausschlussfrist abgelaufen oder Behandlung nicht rechtzeitig begonnen
Rot: „Das muss jetzt abgerechnet werden.“ – Ausschlussfrist endet in höchstens 30 Tagen (einstellbar)
Gelb: „Das muss jetzt unterschrieben werden.“ – Unterschrift, Praxisbestätigung oder Arztänderung fehlt
Gelb: „Das muss vor der Abrechnung korrigiert werden.“ – Prüffehler, etwa ein fehlender ICD-10-Code
Gelb: „Zeitnot: …“ – eine Frist läuft ab, zum Beispiel der Behandlungsbeginn
Gelb: „Das muss jetzt abgerechnet werden.“ – seit mehr als 14 Tagen abgeschlossen oder Ausschlussfrist in höchstens 60 Tagen
Grün: „Das kann abgerechnet werden.“
Aus: „In Behandlung – noch nicht abrechenbar (3 von 6 Einheiten).“ – Kassenverordnungen werden erst nach Abschluss abgerechnet
Haken: abgerechnet, extern abgerechnet oder abgeschrieben

Erst unterschreiben, dann abrechnen

Eine Regel zieht sich durch die ganze Ampel: Solange Unterschriften fehlen, wird sie nicht grün. Das klingt streng, verhindert aber den teuersten Fehler – eine Verordnung im Abrechnungslauf, die wegen einer fehlenden Unterschrift abgesetzt wird. Genauso bleibt die Ampel gelb, wenn eine Arztänderung offen ist oder die Prüfung einen Fehler gefunden hat. Die Karte zeigt solche Prüffehler schon zugeklappt als Schild „1 Prüffehler“.

Zeigen Sie mit der Maus auf die Ampel, nennt ein Hinweis alle Gründe – nicht nur den dringendsten. Ändert ein anderer Arbeitsplatz etwas, etwa eine Unterschrift oder einen Abrechnungslauf, aktualisieren sich Akte, Liste und Übersicht nach etwa zwei Sekunden von selbst. Die Schwellen für Rot und Gelb stellen Sie in den Einstellungen ein, soweit mit der Kasse nichts anderes geregelt ist; die Fristen dahinter erklärt die Seite Fristen-Frühwarnsystem.

Abrechnungsstand

Ein Klick auf die Ampel – und der Weg zur Lösung

Ein Klick auf die Ampel klappt den Abrechnungsstand auf. Er zeigt alle Gründe mit Symbol je Schwere, Fälligkeit, erbrachte Einheiten, erfasste Unterschriften und Praxisbestätigung, offene Arztänderungen – und darunter Knöpfe, die direkt zur Lösung führen. Sie sehen nur die Knöpfe, für die Sie das Recht haben.

Der rote Faden: zehn Schritte bis zum Zahlungseingang

Über dem Abrechnungsstand zeigt der rote Faden, wo die Verordnung steht – jeder Schritt mit Symbol, der nächste kräftig umrandet, darunter „Nächster Schritt: …“ mit dem passenden Knopf:

Verordnung prüfen – kein Korrekturfehler, keine offene Arztänderung
Termine planen – alle verordneten Einheiten erbracht oder geplant
Behandeln – Behandlung abgeschlossen, Abbruch oder Unterbrechung dokumentiert
Therapiebericht – nur, wenn auf der Verordnung angekreuzt
Unterschriften – keine fehlende Unterschrift vergangener Behandlungen
Praxisbestätigung – Stempel, Unterschrift und IK erfasst, wo vorgesehen
Zuzahlung – bezahlt, befreit oder erlassen
Leistungen übernehmen – alle Behandlungen als Leistung, Leistungsprüfung ohne Fehler
Abrechnungslauf und Übermitteln – Verordnung im Lauf, Lauf übermittelt
Zahlungseingang – Lauf von der Kasse vergütet

Leistungen

Verordnung abrechnungsfähig prüfen – bis auf die Position

Mit dem Recht „Leistungen, Rechnungen und Abrechnungsläufe ansehen“ prüft die Ampel zusätzlich die Leistungen: Behandlungen ohne übernommene Leistung, Leistungen ohne Preis oder mit einer Position, die zum Leistungsdatum nicht in der Preisliste steht, nicht verordnete Leistungen, Hausbesuchspauschalen ohne Verordnung und eine offene Zuzahlung ab der zweiten Behandlung. Therapeutinnen ohne Abrechnungsrecht sehen stattdessen nur „Leistungsprüfung: n Fehler“ – die Farbe der Ampel ist für alle gleich.

Thera X: Abrechnung, Reiter „Offene Leistungen“ (frei erfundene Beispieldaten) — Abrechnung, Reiter „Offene Leistungen“ · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Die Ampel überall dort, wo gearbeitet wird

Die Ampel steht auf jeder Verordnungskarte der Akte, in der Verordnungsliste mit Filtern für Rot, Gelb, Grün, Altbestand und Abrechnungsgefahr, in den Widgets der Übersicht, in den Abrechnungsläufen und im Kopf der Fristenübersicht. Beim Öffnen einer Akte mit roter oder gelber Verordnung erscheint ein Hinweis mit „Zur Verordnung“.

Thera X: Die Übersicht mit Widgets (frei erfundene Beispieldaten) — Übersicht mit dem Widget „Abrechnungsampel“: jetzt handeln, bald handeln, kann abgerechnet werden (Beispieldaten)

Altbestand und Erledigen ohne Abrechnung

Wer von einer anderen Software wechselt, bringt Verordnungen mit, deren Geschichte Thera X nicht kennt. Sie zeigt die Ampel grau als „Altbestand vor Einführung der Ampel – bitte prüfen oder erledigen.“ – sie zählen nicht bei Rot oder Gelb und verlangen keine Unterschriften. Eine rote Verordnung „Das kann nicht mehr abgerechnet werden.“ bleibt rot, bis Sie entscheiden: „Extern abgerechnet“, wenn sie schon anders abgerechnet wurde, oder „Abschreiben“, wenn sie nicht mehr abgerechnet wird. Mehrere auf einmal erledigen Sie über den Filter in der Verordnungsliste; die Entscheidung lässt sich zurücknehmen.

Damit bleibt die Ampel ehrlich: Rot heißt immer, dass jemand etwas entscheiden muss – nicht, dass sich Altlasten stapeln. Wie Sie Verordnungen schon bei der Eingabe sauber erfassen, zeigt die Live-Prüfung.

Verordnungsassistent

Weitere Bausteine des Verordnungsassistenten

Rezept einlesen

Foto, Scan oder Handy-Kamera: Die Verordnung wird gelesen und das Formular vorbelegt – KI optional.

Live-Prüfung

Fehler, Warnungen und Hinweise nach der Heilmittel-Richtlinie schon während der Eingabe.

Heilmittelkatalog & ICD-10

Katalogwerte, Höchstmengen und amtliche ICD-Titel direkt neben dem Formular.

Verordnungsarten

Muster 13, Z13, Blanko, BG, privat und Selbstzahler – jede mit ihren eigenen Regeln.

Behandlungsbestätigung

Unterschriften erfassen, am Gerät bestätigen lassen, Rückseite Muster 13 bedrucken.

Fristen-Frühwarnsystem

Mehrstufige Warnung, bevor Beginn-, Unterbrechungs- oder Ausschlussfrist abläuft.

Häufige Fragen zur Abrechnungsampel

Alle Behandlungen sind erbracht – warum ist die Ampel gelb?

Es fehlen erfasste Unterschriften, die Praxisbestätigung oder eine Änderung durch den Arzt. Klappen Sie die Ampel auf: Der Abrechnungsstand nennt den Grund und den passenden Knopf.

Kann ich eine laufende Kassenverordnung schon abrechnen?

Nein. Eine Teilabrechnung ist bei Kassenverordnungen unzulässig. Die Ampel bleibt aus („In Behandlung“), bis die Verordnung abgeschlossen ist. Ausnahme Podologie: Zwischenrechnung ab drei Behandlungen (nur Hinweis).

Ist die Ampel auch bei Farbsehschwäche lesbar?

Ja. Lage der Leuchte (oben, Mitte, unten) und Symbol (Ausrufezeichen, Sanduhr, Haken) unterscheiden die Stufen unabhängig von der Farbe.

Was ist der rote Faden?

Die Schrittanzeige über dem Abrechnungsstand: von der Prüfung über Termine, Unterschriften und Zuzahlung bis zum Zahlungseingang, mit dem nächsten Schritt als Knopf. Je Rolle lässt er sich ausblenden.

Was passiert mit Verordnungen aus meiner alten Software?

Sie erscheinen als grauer Altbestand und zählen nicht bei Rot oder Gelb. Sie prüfen sie und kennzeichnen sie als extern abgerechnet oder abgeschrieben.

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Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.