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Abrechnung · Kassenabrechnung

Abrechnung nach § 302 SGB V: Software für Abrechnungslauf und Direktabrechnung

Thera X bündelt abrechenbare Kassen- und BG-Verordnungen zum Abrechnungslauf, prüft sie vorab und liefert den Export für Ihr Abrechnungszentrum – oder die verschlüsselte Datei für die Direktabrechnung nach § 302 SGB V. Ehrlicher Stand: Die Erprobung mit den Annahmestellen steht noch aus.

Thera X: Abrechnung › Abrechnungsläufe (frei erfundene Beispieldaten) — Abrechnung › Abrechnungsläufe · Programmansicht mit frei erfundenen Beispieldaten

Vom Termin bis zur Vergütung

Leistungen übernehmen

Aus wahrgenommenen Terminen entstehen die abrechenbaren Positionen – ohne Doppelerfassung.

Lauf mit Vorschau

Je Kasse die Verordnungen mit Positionen, Zuzahlung, Prüfergebnissen und Summen.

Export fürs Abrechnungszentrum

Excel oder CSV mit einer Zeile je Leistung – zum Hochladen im Portal.

Datei nach § 302

Nutzdaten und Auftragsdatei, signiert und verschlüsselt mit dem ITSG-Zertifikat der Praxis.

Ampel im Lauf

Rote und gelbe Verordnungen mit Grund – die Ausschlussfrist zuerst.

Status bis zum Geld

Erstellt, übermittelt, vergütet – mit Zahlungseingang für EÜR und DATEV.

Abrechnungszentrum oder Direktabrechnung in der Physiotherapie?

Heilmittelerbringer müssen ihre Leistungen den Krankenkassen elektronisch übermitteln (§ 302 SGB V) – entweder über ein Abrechnungszentrum oder selbst. Beide Wege haben ihre Berechtigung. Ein Abrechnungszentrum übernimmt Versand und Prüfung und bietet oft eine Vorfinanzierung an; dafür fällt meist eine Gebühr an. Bei der Direktabrechnung sparen Sie diese Gebühr, brauchen aber saubere Daten, ein eigenes Zertifikat des ITSG Trust Centers und die Kostenträgerdateien der Kassen.

Thera X unterstützt beide Wege, und Sie wählen ihn je Lauf: „Abrechnungszentrum“ oder „Direkt an Kostenträger“. Für das Abrechnungszentrum exportieren Sie den Lauf als Excel- oder CSV-Datei; die Original-Verordnungen gehen wie gewohnt per Post. Ein genormtes Austauschformat für Abrechnungszentren gibt es nicht – prüfen Sie deshalb einmal mit Ihrem Zentrum, ob es die Spalten so einlesen kann.

Unsere ehrliche Empfehlung: Die Datei für die Direktabrechnung ist nach den Spezifikationen umgesetzt und gegen eigene Prüfungen getestet. Die vorgeschriebene Erprobung mit echten Annahmestellen steht aber noch aus. Bis sie abgeschlossen ist, rechnen Sie am sichersten über Ihr Abrechnungszentrum ab.

Abrechnungslauf erstellen – so geht es

Oben stehen alle abrechenbaren Kassen- und BG-Verordnungen mit dem Schild „vollständig“ oder „läuft noch“, davor jeweils die Abrechnungsampel:

Leistungen aus Terminen übernehmen – am besten regelmäßig, etwa jeden Abend
Mit „nur vollständige“ laufende Verordnungen ausblenden
Verordnungen anhaken, Vorschau prüfen, „Lauf erstellen“
Abrechnungsweg und Empfänger wählen, optional eine Notiz
Unvollständige Verordnungen nur mit ausdrücklicher Bestätigung abschließen
Hinweise nach dem Erstellen beachten, etwa verschiedene Heilmittelbereiche in einem Lauf
Lauf als übermittelt und später als vergütet markieren

Prüfung vor dem Lauf statt Kürzung danach

Leistungen ohne Preis verhindern die Kassenabrechnung: Enthält die Auswahl eine GKV-Leistung mit Preis 0, lehnt Thera X den Lauf ab und nennt die betroffenen Patienten. Vorher ergänzen Sie die Preisliste oder tragen den Preis an der Leistung nach. BG-Leistungen ohne Preis blockieren den Lauf nicht, weil BG-Rechnungen nicht über § 302 laufen – die Ampel warnt trotzdem.

Abgerechnet werden nur abgeschlossene oder beendete Verordnungen; eine Teilabrechnung sehen die Verträge für Physio- und Ergotherapie nicht vor. Die Rechnung muss vollständig innerhalb von 9 Kalendermonaten nach Ende des Monats der letzten Behandlung bei der Kasse eingehen, sonst entfällt der Vergütungsanspruch (Verträge nach § 125 SGB V, jeweils § 18 Abs. 5). Diese Frist überwacht die Abrechnungsampel: Ein erstellter, aber noch nicht übermittelter Lauf zählt für sie noch nicht als abgerechnet.

Auch die Häufigkeit hat Thera X im Blick. Laut Verträgen darf die Physiotherapie bis zu dreimal je Kalendermonat abrechnen, die Ergotherapie höchstens zweimal je Krankenkasse. Würde ein neuer Lauf diese Zahl überschreiten, steht eine Warnung in der Vorschau.

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Direktabrechnung: Datei nach § 302 SGB V

Für den eigenen Weg erstellt Thera X aus einem Lauf die Nutzdatendatei nach Technischer Anlage 1 mit Auftragsdatei, signiert und verschlüsselt sie und sendet sie per E-Mail an die Datenannahmestelle der Kasse. Die Version der Technischen Anlage wählt das Programm seit 2.1.1 automatisch: bis 31.01.2027 Version 21, ab 01.02.2027 Version 22.

Voraussetzungen: Institutionskennzeichen, ITSG-Zertifikat, Kostenträgerdateien, Zertifikate der Annahmestellen
Schlüsselpaar und Zertifizierungsantrag erzeugt Thera X selbst (RSA 4096)
Vorprüfung mit Fehlern und Warnungen je Patient
Ohne Zertifikate nur eine unverschlüsselte Prüfdatei zum Testen
Rückmeldungen der Annahmestelle als Annahme oder Abweisung vermerken
Demodaten können nie an eine Annahmestelle gesendet werden

Was die Vorprüfung kontrolliert

Bevor eine Sendung entsteht, prüft Thera X die Pflichtangaben: Institutionskennzeichen, Steuernummer und Praxisname, Versichertennummer oder Anschrift, Geburtsdatum, Arzt- und Betriebsstättennummer, Diagnosegruppe, ICD-10-Code oder Diagnosetext, Leitsymptomatik, fünfstellige Positionsnummern, Preise über 0, Leistungsdatum nicht vor dem Verordnungsdatum und gültige Zertifikate. BG-Leistungen gehören nicht in § 302 und werden gemeldet. Seit Version 2.1.0 prüft das Programm außerdem, ob Abrechnungscode und Heilmittelbereich zusammenpassen – wichtig für gemischte Praxen mit Physio- und Ergotherapie, die je Bereich getrennte Läufe brauchen.

Fehler verhindern die Erstellung, Warnungen nicht. Erst wenn die Vorprüfung „Keine Hinweise – alle Pflichtangaben sind vorhanden“ meldet, geht es weiter.

Was in Thera X 2.1.4 noch nicht enthalten ist, sagen wir offen: das Korrekturverfahren nach Technischer Anlage 1, die Übermittlung per KIM oder https und das Image-Link-Verfahren. Für die Übermittlung per E-Mail braucht es einen eingerichteten E-Mail-Versand; alternativ laden Sie das Paket als ZIP herunter, etwa für ein Portal.

Offene Leistungen als Grundlage

Die Leistungen entstehen aus den wahrgenommenen Terminen mit Verordnung: vorrangiges und ergänzendes Heilmittel, Zuschläge wie Hausbesuch oder Erstbefund und – bei abgeschlossenem Therapiebericht – die Übermittlungsgebühr. Bereits übernommene Termine werden übersprungen, es entsteht nichts doppelt.

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Nach dem Lauf: Status, Vergütung und Korrektur

Jeder Lauf erhält eine eigene Nummer und durchläuft die Stufen erstellt, übermittelt und vergütet. Beim Vermerk der Vergütung tragen Sie Zahlungseingang und überwiesenen Betrag ein; vorgeschlagen ist die Summe abzüglich der Zuzahlungen, die die Praxis selbst kassiert hat. Kürzungen sind möglich, Mehrzahlungen nicht. Alternativ ordnen Sie den Zahlungseingang im Kontoauszug-Abgleich der Buchhaltung zu – die Angaben fließen in EÜR und DATEV-Export.

Muss etwas korrigiert werden, stornieren Sie den Lauf im Korrekturverfahren: Alle Leistungen werden wieder offen, die Verordnungen auf „abgeschlossen“ zurückgesetzt, und der Lauf bleibt als storniert sichtbar. Ein Lauf mit einer aktiven § 302-Sendung lässt sich erst stornieren, wenn die Sendung storniert ist. Wie die Zuzahlung im Lauf abgezogen wird, steht auf der Seite Zuzahlungen.

Ein Hinweis zum Datenschutz: Der Export für das Abrechnungszentrum enthält Gesundheitsdaten im Klartext. Übertragen Sie ihn nur verschlüsselt und nur an ein Zentrum, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht.

Häufige Fragen zur Abrechnung nach § 302 SGB V

Kann ich mit Thera X direkt mit den Krankenkassen abrechnen?

Die Datei nach § 302 SGB V erzeugt Thera X selbst. Vor dem Echtbetrieb ist eine Erprobung mit jeder Annahmestelle vorgeschrieben; die steht noch aus. Bis dahin empfehlen wir den Weg über Ihr Abrechnungszentrum.

Brauche ich ein eigenes Zertifikat?

Für die Direktabrechnung ja, ein Zertifikat des ITSG Trust Centers für Ihr Institutionskennzeichen. Schlüssel und Antrag erzeugt Thera X; Formulare und Kosten nennt das Trust Center.

Funktioniert Thera X mit meinem Abrechnungszentrum?

Thera X exportiert jeden Lauf als Excel- oder CSV-Datei mit einer Zeile je Leistung. Ein genormtes Format gibt es nicht – stimmen Sie die Spalten einmal mit Ihrem Zentrum ab.

Kann ich einen Lauf nachträglich erweitern?

Nein. Erstellen Sie einen weiteren Lauf oder stornieren Sie den Lauf und erstellen ihn neu.

Wie lange habe ich Zeit für die Abrechnung?

Laut den Verträgen 9 Kalendermonate nach Ende des Monats der letzten Behandlung. Die Abrechnungsampel zeigt rechtzeitig, welche Verordnungen jetzt abgerechnet werden müssen.

Testen Sie Thera X 30 Tage kostenlos.

Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.