Zuzahlung in der Physiotherapie berechnen, kassieren und quittieren

Thera X berechnet die Zuzahlung in der Physiotherapie je Kassenverordnung, erkennt Befreiungen, kassiert am Empfang mit Quittung und korrigiert Fehler sauber per Stornobeleg – bis in die Buchhaltung.

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Die Zuzahlung vom ersten Termin bis zur Buchhaltung

Berechnen

Kosten, Anteil von 10 % und Pauschale je Verordnung – mit der am Stichtag gültigen Preisliste.

Befreiungen erkennen

Unter 18, Befreiungsausweis mit Ablaufdatum, zuzahlungsfreie Verordnung, Privat, BG, Selbstzahler.

Kassieren mit Quittung

Bar, Karte oder Überweisung; die Quittung liegt als PDF in der Akte.

Stornieren mit Beleg

Falsch kassiert? Storno mit Grund und Stornobeleg – die Buchhaltung stimmt trotzdem.

So berechnet Thera X die Zuzahlung

Gesetzlich Versicherte ab 18 Jahren leisten zu Heilmitteln eine Zuzahlung: 10 % der Kosten plus einen festen Betrag je Verordnung (§ 32 in Verbindung mit § 61 SGB V). Bis zum 31. Dezember 2026 sind das 10 Euro je Verordnung. Thera X ermittelt den Betrag je Kassenverordnung in vier Teilen:

Kosten – Preis je Position mal Menge, also vorrangiges und ergänzendes Heilmittel und Zuschläge. Anteil – 10 % je Einzelpreis, kaufmännisch auf den Cent gerundet, mal Menge; zuzahlungsfreie Positionen zählen nicht mit. Pauschale – einmal je Verordnung. Betrag – Anteil plus Pauschale.

Grundlage ist die GKV-Preisliste, die am Verordnungsdatum gilt – ohne gepflegte Preise wird die Zuzahlung zu niedrig. Deshalb gehören Preislisten und Zuzahlung eng zusammen. Prozentsatz und Pauschale stehen in den Einstellungen unter „Abrechnung“; ändert sich die Verordnung, berechnen Sie die Zuzahlung mit einem Klick neu.

Zuzahlung berechnen: ein Rechenbeispiel für 2026 und 2027

Ab dem 1. Januar 2027 steigt der feste Betrag je Verordnung von 10 auf 15 Euro, der Anteil von 10 % bleibt. In Thera X ist die Pauschale einstellbar; die Umstellung der Vorgabe auf 15 Euro ist für ein Update vor dem Jahreswechsel vorgesehen. Wie Verordnungen über den Jahreswechsel zu behandeln sind, war im Oktober 2026 noch nicht abschließend geklärt.

Beispielwerte: 6 Behandlungen zu je 30,00 € (frei gewählter Preis, keine echte Vergütung)
Kosten: 6 × 30,00 €	180,00 €
Anteil: 10 % von 30,00 € = 3,00 € × 6	18,00 €
bis 31.12.2026: Anteil + 10 € je Verordnung	28,00 €
ab 01.01.2027: Anteil + 15 € je Verordnung	33,00 €
Versicherte unter 18 Jahren	zuzahlungsfrei

Rechtsgrundlage: § 61 und § 32 Abs. 2 SGB V; Erhöhung des Betrags je Verordnung durch das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz. Belastungsgrenze nach § 62 SGB V: 2 % der Bruttoeinnahmen, 1 % bei chronisch Kranken. Keine Rechtsberatung. Hintergründe im Ratgeber Spargesetz Heilmittel 2027.

Verordnete Menge oder erbrachte Behandlungen – Sie entscheiden

Eine Frage, die in vielen Praxen für Ärger sorgt: Die Quittung am Empfang lautet auf sechs Behandlungen, der Patient bricht nach vier ab – und die Kasse zieht bei der Abrechnung nur vier ab. Seit Version 1.6.3 legen Sie deshalb in den Einstellungen fest, worauf die Quittung beruht.

Ab Werk rechnet Thera X mit den verordneten Einheiten und der Preisliste am Ausstellungsdatum. Das hat einen Vorteil: Sie können die Zuzahlung schon vor Behandlungsbeginn kassieren. Alternativ rechnen Sie mit den erfassten Behandlungen und dem Preis am Behandlungstag – das entspricht genau dem Abzug der Kasse im Abrechnungslauf und in der § 302-Datei. Wer Abweichungen zwischen Quittung und Kassenabzug vermeiden will, etwa bei einem Abbruch oder einer Preiserhöhung während der Serie, stellt auf „erfasste Behandlungen“ und „Behandlungstag“ um und kassiert nach der letzten Behandlung.

Bereits kassierte Zuzahlungen ändern sich durch einen Wechsel der Einstellung nicht. Offene Zuzahlungen noch nicht abgerechneter Verordnungen berechnet Thera X nach der Änderung neu und vermerkt das im Protokoll.

Befreiungen, die Thera X automatisch erkennt

Ist eine Verordnung befreit, steht die Zuzahlung auf 0 € mit dem Status „befreit“ und dem Grund – so sieht jeder am Empfang sofort, warum nichts zu kassieren ist:

Der Kostenträger ist keine gesetzliche Kasse (Privat, Berufsgenossenschaft, Selbstzahler)
Die Verordnung ist als zuzahlungsfrei gekennzeichnet
Der Patient ist am Verordnungsdatum unter 18 Jahre alt (§ 32 Abs. 2 SGB V, nach BGB gerechnet)
In der Akte ist „Zuzahlungsbefreit bis“ eingetragen und das Datum noch nicht abgelaufen
Wahlweise zählt beim 18. Geburtstag während der Behandlung der Behandlungstag statt des Ausstellungsdatums

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Kassieren, Quittung und Sammelversand

Kassiert wird in der Zeile der Zuzahlung oder über die Schnellaktion „Zuzahlung kassieren“ auf der Übersicht. Sie wählen Bar, Karte oder Überweisung – fertig. Die Zuzahlung steht auf „bezahlt“, und die Quittung mit eigener Nummer liegt als PDF in der Patientenakte unter „Abrechnung“. Mehrere Quittungen auf einmal drucken, als ZIP speichern oder per E-Mail senden Sie über die Sammelaktionen.

Stornieren statt radieren: Korrekturen mit Stornobeleg

Falsche Zahlart gewählt, versehentlich kassiert oder Geld zurückgegeben? Eine kassierte Zuzahlung korrigieren Sie mit „Stornieren“ – dafür ist das Recht „Abrechnung durchführen“ nötig. Vorab zeigt der Dialog die Hinweise zu genau diesem Fall: wie zurückgezahlt wird, ob die Verordnung schon mit der Kasse abgerechnet ist, ob die Quittung bereits per E-Mail ging oder die Zahlung schon an DATEV übergeben wurde. Sie geben einen Stornogrund ein, wählen die Art der Rückzahlung und bestätigen.

Es entsteht ein Stornobeleg als PDF; die ursprüngliche Quittung bleibt unverändert in der Akte. Die Zuzahlung ist danach wieder offen und kann mit neuer Quittungsnummer kassiert werden. In der Buchhaltung zählt die ursprüngliche Zahlung an ihrem Zahlungstag, der Storno mindert die Einnahmen am Stornotag – in der EÜR und im DATEV-Export als eigene Gegenbuchung. So stimmen Kasse, Quittungen und Buchhaltung, ohne dass jemand nachträglich Zahlen überschreibt.

„Erlassen“ setzt eine Zuzahlung nur mit Pflichtangabe eines Grundes auf „erlassen“, der protokolliert wird. Die Zuzahlung ist eine gesetzliche Pflicht des Versicherten; ein Verzicht ohne Rechtsgrund kann gegen Vertrags- und Wettbewerbsrecht verstoßen. Zahlt ein Versicherter trotz gesonderter schriftlicher Aufforderung nicht, zieht die Krankenkasse die Zuzahlung ein (§ 43c SGB V). Keine Rechtsberatung.

Abzug im Abrechnungslauf

Im Abrechnungslauf zieht Thera X die Zuzahlung so ab wie im Verfahren nach § 302 SGB V: den prozentualen Anteil je abgerechneter Position und die Pauschale einmal je Verordnung. Beim Vermerk der Vergütung schlägt das Programm „Summe abzüglich Zuzahlungen“ als erwarteten Betrag vor.

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Häufige Fragen zur Zuzahlung in der Physiotherapie

Wie berechne ich die Zuzahlung in der Physiotherapie?

10 % der Kosten je Einzelpreis, auf den Cent gerundet, mal Menge, plus ein fester Betrag je Verordnung: bis Ende 2026 10 €, ab 1. Januar 2027 15 €. Thera X rechnet das je Verordnung automatisch.

Wann ist ein Patient von der Zuzahlung befreit?

Unter 18 Jahren, mit gültigem Befreiungsausweis der Krankenkasse oder bei zuzahlungsfreier Verordnung. Privat-, BG- und Selbstzahlerverordnungen haben keine gesetzliche Zuzahlung.

Kann ich die Zuzahlung vor Behandlungsbeginn kassieren?

Ja, mit der Werkseinstellung „verordnete Einheiten“. Wer genau den Kassenabzug abbilden will, stellt auf „erfasste Behandlungen“ um und kassiert nach der letzten Behandlung.

Was tun, wenn ich falsch kassiert habe?

Stornieren und richtig neu kassieren. Die alte Quittung bleibt gültig in der Akte, der Stornobeleg gleicht sie aus – auch in der Buchhaltung.

Ist Thera X schon auf die 15 € ab 2027 eingestellt?

Die Pauschale ist in den Einstellungen änderbar. Die Umstellung der Vorgabe ist für ein Update vor dem Jahreswechsel vorgesehen; wir informieren unsere Kunden, sobald die Regeln für Verordnungen über den Jahreswechsel verbindlich sind.

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Mit Demodaten zum gefahrlosen Ausprobieren – und auf Wunsch einer persönlichen Vorführung direkt vom Entwickler.