Datenmigration: 9 Punkte, die vor dem Softwarewechsel geklärt sein müssen

Bei einer Datenmigration der Praxissoftware geht selten alles schief – aber oft eine Kleinigkeit, die dann lange nervt. Doppelte Patienten, Ärzte ohne LANR, Kostenträger mit alter Adresse. Datenmigration heißt: Daten aus dem bisherigen Programm exportieren, bereinigen, in das neue Programm übernehmen und prüfen – und dabei das Archiv nicht vergessen. Diese Checkliste hilft, die typischen Lücken vorher zu schließen.

Die Checkliste

1. Exportmöglichkeiten klären. Fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter schriftlich, welche Daten in welchem Format exportiert werden können und ob dafür Kosten anfallen. CSV oder Excel für Stammdaten ist der Normalfall, Dokumentationen gibt es oft nur als PDF.
2. Umfang festlegen. Entscheiden Sie, was wirklich mit muss: aktive Patienten, Ärzte, Kostenträger, offene Verordnungen. Alte, abgeschlossene Fälle bleiben besser im Archiv. Ein schlanker Start macht das neue System übersichtlicher.
3. Datenbestand aufräumen – vorher. Doppelte Patienten zusammenführen, veraltete Ärzte markieren, Schreibweisen vereinheitlichen. Jede Stunde hier spart später drei. Aufräumen im alten System ist fast immer einfacher als im neuen.
4. Datenschutz regeln. Wenn ein Dienstleister die Daten überträgt, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Gesundheitsdaten gehören nicht unverschlüsselt in E-Mails oder auf ungesicherte USB-Sticks. Halten Sie fest, wer wann welche Datei erhalten hat.
5. Stichtag bestimmen. Ab einem festen Tag werden neue Verordnungen nur noch im neuen System erfasst. Laufende Verordnungen rechnen Sie im alten Programm zu Ende ab. So gibt es keine doppelten Abrechnungen.

Dieses Bild wurde mit KI erzeugt.

6. Probeimport mit Stichproben. Importieren Sie zuerst in eine Testumgebung und vergleichen Sie zehn bis zwanzig Datensätze Feld für Feld: Name, Geburtsdatum, Versichertenstatus, Kostenträger. Achten Sie auf Umlaute und Sonderzeichen – sie gehen beim Export gern verloren.
7. Zuordnung der Felder dokumentieren. Welche Spalte aus dem alten Programm landet in welchem Feld im neuen? Diese Liste ist Gold wert, wenn später Fragen auftauchen oder ein zweiter Import nötig wird.
8. Archiv sichern. Dokumentationen und Abrechnungsunterlagen müssen Sie weiter aufbewahren – Behandlungsdokumentation zehn Jahre (§ 630f Abs. 3 BGB). Sichern Sie einen vollständigen Export, bevor der alte Zugang endet, und prüfen Sie, ob sich die Dateien auch ohne das alte Programm öffnen lassen.
9. Altdaten geordnet löschen. Was nach Ablauf der Fristen nicht mehr gebraucht wird, wird gelöscht – auch beim alten Anbieter. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss vorsehen, dass Daten nach Vertragsende nach Ihrer Wahl zurückgegeben oder gelöscht werden (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Lassen Sie sich die Löschung bestätigen.

Welche Daten sich typischerweise übernehmen lassen

Wo es in der Praxis hakt

Am häufigsten scheitert es nicht an der Technik, sondern an der Zeit. Der Export wird zu spät angefragt, der alte Vertrag endet, und plötzlich muss alles in einer Woche gehen. Unser Tipp: Fordern Sie den Export an, sobald die Entscheidung gefallen ist – auch wenn der Wechsel erst in zwei Monaten kommt.

Zweiter Klassiker: Kostenträger. Viele Programme speichern Kassen mit eigenen Kürzeln. Für die Abrechnung nach § 302 SGB V stellen die Krankenkassen aktuelle Kostenträgerdateien bereit; sie sind die bessere Grundlage als alte Einträge. Prüfen Sie nach dem Import, ob die IK der Kostenträger stimmen; sonst landet die erste Abrechnung beim falschen Empfänger. Was das IK ist und wo es herkommt, erklärt unser Beitrag IK beantragen.

Dritter Punkt: das Team. Wer nach der Migration als Erstes merkt, dass etwas fehlt, ist der Empfang. Legen Sie für die ersten zwei Wochen eine einfache Liste an, in der jeder Auffälligkeiten einträgt. Dann werden sie gesammelt behoben statt einzeln umschifft.

Ein realistischer Zeitplan (Beispiel)

Für eine Praxis mit drei bis fünf Arbeitsplätzen hat sich dieser Ablauf bewährt. Er ist ein Beispiel, keine feste Vorgabe – größere Praxen brauchen mehr Puffer.

• Woche 1: Entscheidung, Export beim alten Anbieter schriftlich anfordern, Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen.
• Woche 2 bis 3: Datenbestand im alten System aufräumen, Umfang und Stichtag festlegen.
• Woche 4: Probeimport, Stichproben prüfen, Feldzuordnung dokumentieren.
• Woche 5: Team einweisen, Kalender ab Stichtag im neuen System führen.
• Woche 6 bis 8: laufende Verordnungen im alten Programm abschließen, Archiv sichern, alten Zugang kündigen.

Wie wir unterstützen

Thera X übernimmt Patienten, Ärzte und Kostenträger aus CSV- und Excel-Dateien mit einer Zuordnungshilfe. Wenn Sie die Migration nicht selbst machen möchten, übernehmen wir das als eigene Leistung gegen Aufpreis – sofern Ihre bisherige Software die Daten in brauchbarer Form herausgibt. Sie erhalten vorher ein Angebot. Mehr zum Ablauf steht unter Installation, die Fragen rund um den Wechsel beantwortet der Beitrag Praxissoftware wechseln.

Häufige Fragen

Kann ich Termine aus der alten Software übernehmen?

Manchmal, wenn das alte Programm sie exportiert. Oft ist es schneller, nur die Termine ab dem Stichtag neu einzutragen.

Brauche ich für die Datenübernahme einen AV-Vertrag?

Ja, sobald ein externer Dienstleister mit den Patientendaten arbeitet (Art. 28 DSGVO).

Was kostet eine Datenmigration?

Das hängt vom Datenumfang und vom Exportformat ab. Seriöse Anbieter nennen den Preis vorher in einem Angebot. Fragen Sie auch Ihren bisherigen Anbieter, ob der Export selbst etwas kostet.

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Der eigentliche Import dauert oft nur Stunden. Zeit kosten Export-Anfrage, Bereinigung und Prüfung – planen Sie insgesamt einige Wochen Vorlauf ein.