Praxissoftware wechseln: Die Fragen, die Sie vorher klären sollten

Kaum ein Praxisinhaber wechselt die Software aus Spaß. Meist gibt es einen Anlass: eine Preiserhöhung, ein Anbieter, der nicht mehr erreichbar ist, oder die Erkenntnis, dass das alte Programm die TI-Anbindung nicht vernünftig schafft. Wer die Praxissoftware wechseln will, stellt sich am Anfang fast immer dieselben Fragen. Wir haben die zehn häufigsten gesammelt – mit ehrlichen Antworten, auch dort, wo es keine einfache Lösung gibt.

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Woran erkenne ich, dass ein Wechsel sinnvoll ist?

Ein einzelnes Ärgernis ist noch kein Grund. Ernst wird es, wenn mehrere Punkte zusammenkommen: Der Support antwortet erst nach Tagen, Gesetzesänderungen kommen regelmäßig zu spät, die Abrechnung erfordert Umwege, oder die Kosten steigen ohne erkennbaren Gegenwert. Schreiben Sie für zwei Wochen auf, wo das Programm Sie aufhält. Diese Liste ist später auch Ihr Prüfkatalog für die neue Software.

Wann ist der beste Zeitpunkt?

Nicht kurz vor der Quartalsabrechnung und nicht in der Urlaubszeit. Gut eignen sich ruhigere Wochen, in denen Sie zwei bis drei Stunden täglich für Einarbeitung freihalten können. Planen Sie vom Entschluss bis zum ersten Arbeitstag im neuen System eher sechs bis acht Wochen ein als zwei.

Sollte ich vor oder nach der TI-Anbindung wechseln?

Eher vorher. Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur wird für Heilmittelpraxen zur Pflicht; nach der Verschiebung durch den Gesetzgeber liegt die Frist im Herbst 2027. Wer erst die TI im alten Programm einrichtet und dann wechselt, macht die Arbeit zweimal. Klären Sie deshalb früh, wie der neue Anbieter die TI und KIM anbindet und was das kostet.

Was passiert mit meinem alten Vertrag?

Schauen Sie in die Kündigungsfrist, bevor Sie mit dem neuen Anbieter einen Starttermin vereinbaren. Wichtig ist auch, ob Sie nach der Kündigung noch lesend auf die alten Daten zugreifen dürfen. Manche Anbieter bieten dafür eine günstige Archivlizenz, andere nicht. Liegen Ihre Daten bei einem Cloud-Anbieter, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, dass die Daten nach Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht werden – nach Ihrer Wahl (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Fragen Sie rechtzeitig, in welchem Format die Rückgabe erfolgt.

Welche Daten kann ich mitnehmen?

Das hängt vor allem davon ab, was Ihr bisheriges Programm herausgibt. Stammdaten – Patienten, Ärzte, Kostenträger – lassen sich meist als CSV- oder Excel-Datei exportieren und gut übernehmen. Schwieriger sind Termine, offene Verordnungen und Dokumentationen, weil jedes Programm sie anders speichert.

Unsere ehrliche Erfahrung: Nicht alles, was technisch übertragbar ist, sollte auch übertragen werden. Zehn Jahre alte Patientenadressen ohne Behandlung braucht im neuen System niemand. Eine ausführliche Checkliste dazu finden Sie im Beitrag Datenmigration.

Muss ich die alte Dokumentation aufbewahren?

Ja. Behandlungsdokumentation ist zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren (§ 630f Abs. 3 BGB), dazu kommen steuerliche Fristen für Rechnungen und Belege. Wenn die Dokumentation nicht vollständig übernommen wird, sichern Sie sie vor der Kündigung als PDF-Export oder behalten Sie einen Lesezugang.

Was ist mit laufenden Verordnungen?

Am einfachsten ist ein klarer Schnitt: Verordnungen, die vor dem Stichtag begonnen haben, werden im alten Programm zu Ende abgerechnet. Neue Verordnungen kommen ins neue System. Das bedeutet für einige Wochen zwei Programme – dafür keine halben Datensätze und keine doppelt abgerechneten Leistungen.

Wie lange dauert die Einarbeitung?

Für Kalender und Empfang reichen oft wenige Tage. Abrechnung und Dokumentation brauchen länger, weil hier Gewohnheiten stecken. Planen Sie eine feste Ansprechperson im Team ein, die Fragen sammelt, statt dass jeder einzeln sucht. Und nehmen Sie das Team früh mit: Wer am Empfang arbeitet, erkennt im Test schneller als jeder andere, ob ein Ablauf im Alltag funktioniert.

Was kostet der Wechsel?

Neben der laufenden Gebühr fallen meist Kosten für Einrichtung, Schulung und Datenübernahme an. Lassen Sie sich diese vorher schriftlich anbieten und rechnen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre, nicht nur den Monatspreis. Bei Thera X ist die Software selbst klar bepreist: 39 Euro netto je gleichzeitig genutztem Arbeitsplatz und Monat, 10 Euro netto je Handy oder Tablet (siehe Preise). Die begleitete Datenübernahme bieten wir als eigene Leistung gegen Aufpreis an, sofern Ihre bisherige Software einen brauchbaren Export erlaubt – mit Angebot vorab.

Was sollte im neuen Vertrag stehen?

Lesen Sie den Vertrag des neuen Anbieters mit derselben Sorgfalt wie den alten. Wichtig sind vier Punkte: Laufzeit und Kündigungsfrist, was im Preis enthalten ist (Updates, Gesetzesänderungen, TI, Support), in welchem Format Sie Ihre Daten bei einem späteren Wechsel zurückbekommen, und wo die Daten gespeichert werden. Bei Thera X liegen die Daten auf Ihrem Praxis-Server oder einem eigenen vServer; eine Cloud-Pflicht gibt es nicht. Wer heute auf einen fairen Ausstieg achtet, erspart sich beim nächsten Wechsel viel Ärger.

Wie teste ich, ob die neue Software passt?

Nehmen Sie drei echte Abläufe aus Ihrer Woche – eine Neuaufnahme mit Verordnung, eine Serie mit Hausbesuch, eine Abrechnung – und spielen Sie sie im Test vollständig durch. Was dabei hakt, hakt später jeden Tag. Welche Kriterien sonst zählen, zeigt der Blick auf den Vergleich. Wer von THEORG kommt, findet Hinweise auf der Seite Alternative zu THEORG.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Kosten für eine Praxissoftware?

Das hängt vom Preismodell ab: je Arbeitsplatz, je Therapeut oder pauschal, oft mit Zusatzmodulen. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre inklusive Einrichtung, Schulung und TI.

Kann ich die alte und die neue Software parallel nutzen?

Ja, für eine Übergangszeit ist das sogar sinnvoll: alte Verordnungen zu Ende abrechnen, neue im neuen System beginnen.