IK beantragen: Institutionskennzeichen für die Physiotherapiepraxis

Ohne Institutionskennzeichen (IK) keine Abrechnung mit den Krankenkassen. Wer eine Physiotherapiepraxis gründet, sollte das IK deshalb früh beantragen. Wir zeigen, wer es vergibt, welche Angaben nötig sind und wie Sie es bei Änderungen aktuell halten.

Was ist das Institutionskennzeichen?

Das IK ist eine neunstellige Ziffernfolge. Hinter ihr steht ein Datensatz, über den der Zahlungsverkehr mit den Sozialversicherungsträgern abgewickelt wird. Seit 1989 ist es in § 293 SGB V verankert. Für Heilmittelpraxen ist es die Grundlage jeder Kassenabrechnung – egal, ob Sie selbst nach § 302 SGB V abrechnen oder über ein Abrechnungszentrum.

Gespeichert werden unter anderem Name, Anschrift und Bankverbindung, jeweils mit dem Datum, ab dem die Angaben gelten. Die ARGE·IK gibt diese Daten für die maschinelle Abrechnung und den Zahlungsverkehr an die Sozialversicherungsträger weiter – laut Merkblatt vertraulich und an niemanden sonst.

Wer braucht ein IK?

Laut ARGE·IK erhalten alle Vertragspartner, die für die Sozialversicherungsträger Leistungen erbringen, ein IK. Für Physiotherapiepraxen heißt das: Wer gesetzlich Versicherte auf Verordnung behandelt und mit den Krankenkassen abrechnet, braucht eines. Das IK wird auch gegenüber anderen Sozialversicherungsträgern verwendet, etwa der gesetzlichen Unfallversicherung. Eine Praxis, die ausschließlich Privatpatienten und Selbstzahler behandelt, kommt in der Regel ohne aus.

Wer vergibt das IK?

Zuständig ist die Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE·IK), eine Arbeitsgemeinschaft der Sozialversicherungsträger:

ARGE·IK, Alte Heerstraße 111, 53757 Sankt Augustin · Telefon +49 30 13001-1340 · Fax +49 30 13001-1350 · E-Mail info@arge-ik.de

Telefonisch ist die ARGE·IK laut eigener Website montags bis freitags von 9:30 bis 11:30 Uhr erreichbar, montags bis donnerstags zusätzlich von 13:00 bis 15:00 Uhr.

So beantragen Sie das IK – Schritt für Schritt

1. Formular besorgen: den Erfassungsbeleg der ARGE·IK nutzen oder den Antrag formlos stellen.
2. Angaben eintragen: Name bzw. Firmenname und Inhaber, Anschrift, Berufsbezeichnung, Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), optional Telefon; bei Gesellschaften optional Handelsregister und Geschäftsführung.
3. Unterschreiben: Die Unterschrift ist zwingend.
4. Senden: per Post, Fax oder E-Mail – bei Fax oder E-Mail ist kein Original nötig.
5. Daten prüfen: Die ARGE·IK schickt die erfassten Daten zur Kontrolle zurück. Nach Ihrer unterschriebenen Rücksendung erhalten Sie das IK schriftlich.

Wann sollten Sie das IK beantragen?

So früh wie möglich. Die ARGE·IK weist ausdrücklich darauf hin, dass das IK schon vor Erteilung der Praxiszulassung beantragt werden kann. Eine feste Bearbeitungszeit nennt sie nicht; zum Ablauf gehört aber eine Rückbestätigung Ihrer Daten per Post. Planen Sie deshalb einige Wochen ein, damit das IK spätestens zur ersten Kassenabrechnung vorliegt. Die erfassten Daten leitet die ARGE·IK wöchentlich an die Sozialversicherungsträger weiter.

Änderungen melden

Ändern sich Name, Anschrift oder Bankverbindung, müssen Sie das der ARGE·IK mit dem Antrag auf Änderung mitteilen. Veraltete Bankdaten sind ein häufiger Grund für verzögerte Zahlungen.

Für eine Namens- oder Adressänderung verlangt die ARGE·IK einen Nachweis, zum Beispiel eine Meldebescheinigung. Anzugeben sind außerdem das IK, der Name des Inhabers und die neuen Daten. Über dasselbe Formular – den Erfassungsbeleg – wird auch die Stilllegung eines IK beantragt, etwa wenn Sie die Praxis aufgeben. Bei einer Praxisübernahme oder einem Wechsel der Rechtsform klären Sie am besten vorab mit der ARGE·IK, ob eine Änderung genügt oder ein neues IK nötig ist.

Typische Fehler rund um das IK

• Zu spät beantragt: Die erste Abrechnung wartet, weil das IK noch nicht vorliegt.
• Bankverbindung nicht aktualisiert: Zahlungen verzögern sich oder laufen ins Leere.
• Abweichende Schreibweisen: Name und Anschrift sollten in Zulassung, IK-Daten und Rechnungen übereinstimmen.
• IK verwechselt: Das IK Ihrer Praxis ist nicht dasselbe wie das IK der Krankenkasse oder der Datenannahmestelle, an die Sie Abrechnungsdaten senden.

Ob Ihre Daten korrekt hinterlegt sind, können Sie über die IK-/Adress-Suche der ARGE·IK nachprüfen.

Weitere Anmeldungen bei der Praxisgründung

• Kassenzulassung bei der zuständigen Arbeitsgemeinschaft für Heilmittelzulassungen
• Finanzamt: Anmeldung der selbstständigen Tätigkeit
• Berufsgenossenschaft (BGW): Pflichtversicherung für Selbstständige im Gesundheitswesen (§ 2 Nr. 9 SGB VII)
• Gesundheitsamt und ggf. Bauamt (Nutzungsänderung)
• Telematikinfrastruktur: Praxisausweis (SMC-B), Heilberufsausweis und KIM – mehr dazu auf unserer Seite TI und KIM

So hilft Thera X

Ihr IK tragen Sie einmal in den Praxisdaten von Thera X ein. Es erscheint dann automatisch in Abrechnungsläufen, im Datenaustausch nach § 302 SGB V und auf den Unterlagen für Ihr Abrechnungszentrum.

Häufige Fragen zum IK

Was kostet das Institutionskennzeichen?

Nichts. Der Antrag bei der ARGE·IK ist kostenlos.

Wie lange dauert es, bis ich das IK habe?

Eine feste Bearbeitungszeit nennt die ARGE·IK nicht. Weil die erfassten Daten vor der Vergabe per Post zur Kontrolle zurückgeschickt werden, sollten Sie einige Wochen einplanen.

Wo finde ich mein IK?

Im schriftlichen Bescheid der ARGE·IK. Außerdem lässt es sich über die IK-/Adress-Suche der ARGE·IK nachschlagen.

Brauche ich für einen zweiten Standort ein eigenes IK?

Das hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, ob der Standort eine eigene Zulassung bekommt. Klären Sie das vor der Eröffnung direkt mit der ARGE·IK und Ihrer Zulassungsstelle.

Kann ich das IK schon vor der Kassenzulassung beantragen?

Ja. Die ARGE·IK sieht das ausdrücklich vor – und es ist sinnvoll, damit die Abrechnung nicht auf das IK warten muss.