Ausfallhonorar in der Physiotherapie: Was erlaubt ist und was nicht

Ein Ausfallhonorar ist eine private Vergütung, die eine Praxis verlangt, wenn ein fest vereinbarter Termin nicht rechtzeitig abgesagt und nicht wahrgenommen wird. Jede Praxis kennt den Anlass: Um 7:45 Uhr klingelt das Telefon, der Patient für 8:00 Uhr kann nicht. Oder er kommt einfach nicht. Der Termin war fest eingeplant, die Therapeutin steht bereit – und die Stunde lässt sich so kurzfristig nicht neu besetzen. Darf die Praxis dafür ein Ausfallhonorar verlangen? Die kurze Antwort: ja, unter Bedingungen. Die lange Antwort lohnt sich, weil viele Vereinbarungen genau an diesen Bedingungen scheitern.

Die Krankenkasse zahlt nicht

Dieses Bild wurde mit KI erzeugt.

Zuerst das Wichtigste: Ein nicht wahrgenommener Termin ist keine Leistung, die Sie mit der Krankenkasse abrechnen können. Ein Ausfallhonorar ist immer eine private Forderung gegenüber der Patientin oder dem Patienten – bei gesetzlich Versicherten genauso wie bei Privatpatienten.

Rechtlich stützt sich das Ausfallhonorar auf den sogenannten Annahmeverzug (§ 615 BGB). Der Bundesgerichtshof hat 2022 klargestellt, dass diese Regel über § 630b BGB auch für Behandlungsverträge gilt, ausdrücklich auch gegenüber gesetzlich Versicherten (Urteil vom 12. Mai 2022, III ZR 78/21).

Was der BGH entschieden hat – und was nicht

Der Fall ist für Heilmittelpraxen besonders interessant, weil er aus einer Ergotherapiepraxis stammt. Die Praxis hatte im Anmeldeformular geregelt: Termine sind mindestens 24 Stunden vorher abzusagen, sonst werden 25 Euro je Termin fällig. Eine Mutter sagte im März 2020 zwei Termine ihrer Kinder kurzfristig ab, weil ein Geschwisterkind Fieber hatte.

Die Vorinstanzen gaben der Praxis recht, der BGH nicht – aber aus einem besonderen Grund. Nach der damaligen Coronaschutzverordnung hätte die Praxis ohne ärztliches Attest gar nicht behandeln dürfen. Wer nicht leisten darf, kann den Patienten nicht in Annahmeverzug setzen. Wichtig für den Alltag sind die anderen Aussagen des Urteils:

• Ein fest vereinbarter Termin kann für den Patienten verbindlich sein, wenn die Praxis exklusive Termine vergibt (Bestellpraxis).
• Ob das so ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
• Die Absage einzelner Termine ist noch keine Kündigung des ganzen Behandlungsvertrags.

Offen gelassen hat der BGH, ob eine solche Pauschalklausel einer AGB-Prüfung standhält. Darauf kommt es in der Praxis aber oft an. Untere Gerichte haben Ausfallhonorare mal bestätigt, mal abgelehnt – meist entscheidet, wie klar die Vereinbarung formuliert war.

Kann man eine Physiotherapie absagen?

Natürlich. Patientinnen und Patienten können Termine jederzeit absagen, und sie können den Behandlungsvertrag auch ganz beenden. Ein Ausfallhonorar kommt nur infrage, wenn die vereinbarte Absagefrist nicht eingehalten wurde und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte. Wer rechtzeitig absagt, schuldet nichts.

Was in eine Vereinbarung gehört

Damit ein Ausfallhonorar Bestand hat, sollte es vor der ersten Behandlung schriftlich vereinbart sein – nicht als Aushang im Wartezimmer, den niemand liest. Bewährt haben sich diese Punkte:

1. Bestellpraxis klarstellen: Der Termin ist exklusiv für diese Person reserviert.
2. Absagefrist nennen: zum Beispiel 24 Stunden. Längere Fristen machen die Klausel angreifbar.
3. Höhe angemessen wählen: eher am entgangenen Honorar orientiert als an einer abschreckenden Strafe. Ersparte Aufwendungen werden angerechnet (§ 615 Satz 2 BGB).
4. Ausnahmen fair regeln: Wer den Termin anderweitig vergeben konnte, verlangt nichts.
5. Unterschrift einholen: bei Kindern von den Sorgeberechtigten.

Ausfälle und Verordnungsfristen

Ausfälle kosten nicht nur eine Stunde. Wird eine Behandlungsserie länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung unterbrochen, verliert die Heilmittelverordnung ihre Gültigkeit. Häufen sich Absagen, sollte jemand am Empfang deshalb auch die Fristen im Blick haben. Welche Fristen gelten, erklärt unser Beitrag Fristen der Heilmittelverordnung.

So stellen Sie ein Ausfallhonorar in Rechnung

Die Rechnung sollte nüchtern sein: Datum und Uhrzeit des reservierten Termins, Hinweis auf die unterschriebene Vereinbarung, der Betrag und die Zahlungsfrist. Keine Diagnose, keine Details zur Behandlung. Halten Sie im Terminkalender fest, wann und wie abgesagt wurde und ob der Termin neu vergeben werden konnte. Diese Notiz ist Ihr wichtigster Beleg, falls es Streit gibt.

Besser als jede Rechnung: weniger Ausfälle

Ein Ausfallhonorar ist die Notbremse. Wirksamer ist es, Ausfälle gar nicht erst entstehen zu lassen. Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail senken die Quote spürbar – aber nur mit ausdrücklicher Einwilligung, wie wir im Beitrag zur Terminerinnerung per SMS erklären. Hilfreich ist außerdem eine Warteliste für kurzfristig frei werdende Termine.

Der Terminplaner von Thera X markiert nicht wahrgenommene Termine und zeigt, wer häufig absagt. So entscheiden Sie mit Zahlen statt mit Bauchgefühl, wann ein Gespräch nötig ist.

Häufige Fragen

Was sind Ausfallhonorare?

Eine private Vergütung für einen reservierten Termin, der nicht rechtzeitig abgesagt und nicht wahrgenommen wurde. Grundlage ist der Annahmeverzug nach § 615 BGB in Verbindung mit einer vorher getroffenen Vereinbarung.

Darf ich gesetzlich Versicherten ein Ausfallhonorar berechnen?

Ja, als private Forderung, wenn es vorher wirksam vereinbart wurde. Der BGH hat 2022 bestätigt, dass der Annahmeverzug auch gegenüber gesetzlich Versicherten gilt. Mit der Krankenkasse kann der Ausfall nicht abgerechnet werden.

Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?

Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Es sollte sich am entgangenen Honorar orientieren; ersparte Aufwendungen und eine anderweitige Vergabe des Termins sind anzurechnen.

Reicht ein Aushang im Wartezimmer?

Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Sicherer ist eine schriftliche Vereinbarung vor Behandlungsbeginn, die der Patient unterschreibt.