Praxissoftware auswählen: 10 Kriterien, die im Alltag wirklich zählen

Wer eine Praxissoftware auswählt, bekommt viele Funktionslisten zu sehen. Termine, Abrechnung, Dokumentation – das können fast alle. Die Unterschiede liegen im Detail und zeigen sich erst im Alltag: wenn eine Verordnung fehlerhaft ist, wenn am Abrechnungstag etwas klemmt oder wenn sich ein Gesetz ändert. Diese zehn Kriterien helfen, Angebote ehrlich zu vergleichen – auch unseres.

Die zehn Kriterien im Überblick

Die Kriterien, die am häufigsten unterschätzt werden

Datenhoheit

Cloud oder lokal ist keine Glaubensfrage, aber eine wichtige Entscheidung. In der Cloud kümmert sich der Anbieter um Server und Sicherung; dafür liegen Gesundheitsdaten bei einem Dritten, und ohne Internet geht wenig. Bei einer Installation in der Praxis behalten Sie die Daten im Haus, brauchen aber jemanden, der Sicherung und Updates im Blick hat. Entscheidend ist in beiden Fällen: Sie müssen Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren können.

Verordnungsprüfung

Fehler auf der Verordnung sind die häufigste Ursache für Kürzungen. Eine Software, die Pflichtangaben, Diagnosegruppe und Fristen schon beim Erfassen prüft, spart später Rückfragen und Geld. Lassen Sie sich in der Vorführung zeigen, was bei einer abgelaufenen Frist passiert – eine Warnung am Empfang ist etwas anderes als ein Hinweis in einem Bericht, den niemand liest.

Weiterentwicklung

Ab dem 1. Januar 2027 steigt die Zuzahlung bei Heilmitteln auf 10 Prozent plus 15 Euro je Verordnung. Das ist ein guter Test: Fragen Sie, wann der Anbieter diese Änderung ausliefert. Eine konkrete Antwort mit Datum sagt mehr als jede Broschüre.

Wie hoch sind die Kosten für Praxissoftware?

Die Frage taucht in der Google-Suche ständig auf, und die ehrliche Antwort lautet: Das hängt vom Preismodell ab. Vergleichen Sie deshalb nie nur den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten über drei Jahre. Dazu gehören:

• Lizenz oder Abonnement je Arbeitsplatz bzw. je Behandler
• Gebühren für mobile Geräte und Zusatzmodule
• Kosten der Abrechnung: direkt nach § 302 SGB V oder über ein Abrechnungszentrum mit Gebühr
• TI-Anbindung, KIM-Dienst und Kartenterminal
• Einrichtung, Schulung und Datenübernahme
• Hardware und gegebenenfalls ein Server

Ein Rechenbeispiel mit unseren eigenen Preisen, damit es greifbar wird: Eine Praxis nutzt Thera X an drei Arbeitsplätzen gleichzeitig und auf zwei Tablets. Das sind 3 × 39 € plus 2 × 10 €, also 137 € netto im Monat oder 4.932 € netto über 36 Monate. Einrichtung, Schulung und Datenübernahme sind darin nicht enthalten; die bieten wir als eigene Leistung gegen Aufpreis an, mit Angebot vorab. Die aktuellen Preise stehen unter Preise.

Was in Vorführungen oft untergeht

Vorführungen zeigen den Idealfall. Bitten Sie deshalb darum, Ihre eigenen Abläufe durchzuspielen: eine Verordnung mit Fehler, eine Serie mit Hausbesuch, eine Zuzahlungsbefreiung mitten im Jahr. Wie der Anbieter reagiert, wenn etwas nicht vorgesehen ist, sagt viel über die spätere Zusammenarbeit.

Fragen Sie auch nach der Herkunft der Software. Wird sie in Deutschland entwickelt? Gibt es Menschen, die Heilmittelabrechnung aus der Praxis kennen? Das ist kein Qualitätsbeweis, aber ein Hinweis darauf, wie schnell Änderungen umgesetzt werden.

Warnzeichen bei der Auswahl

• Der Preis ist nur auf Anfrage zu erfahren, und das Angebot enthält viele Einzelposten.
• Ein Datenexport ist nur gegen Gebühr oder in einem unlesbaren Format möglich.
• Die Testversion läuft nur mit Beispieldaten des Anbieters und ohne Ihre Abläufe.
• Auf die Frage nach der TI-Anbindung gibt es keinen Termin, nur „in Planung“.

Wie wir uns einordnen

Natürlich sind wir nicht neutral. Einen ehrlichen Vergleich von Thera X mit anderen Lösungen – inklusive der Punkte, bei denen andere weiter sind – finden Sie unter Vergleich. Und wenn Sie einen Wechsel überlegen, helfen die Beiträge zum Softwarewechsel und zur Datenmigration. Eine persönliche Beratung ist bei uns unverbindlich – auch wenn am Ende ein anderes Programm besser zu Ihnen passt.

Häufige Fragen

Welche Software ist die beste für Physiotherapie?

Die eine beste Software gibt es nicht. Entscheidend ist, welches Programm Ihre Abläufe, Ihre Praxisgröße und Ihre Anforderungen an Datenhoheit und Abrechnung am besten abbildet. Testen Sie zwei bis drei Programme mit echten Abläufen.

Wie hoch sind die Kosten für Praxissoftware?

Das hängt vom Preismodell ab. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Arbeitsplätzen, Mobilgeräten, Modulen, Abrechnung, TI, Einrichtung und Schulung – nicht nur den Monatspreis.

Wie viele Programme sollte ich vergleichen?

Zwei bis drei in die engere Wahl nehmen und mit echten Abläufen testen. Mehr Vorführungen verwirren eher, als dass sie helfen.

Ist eine Cloud-Lösung oder eine lokale Installation besser?

Beides hat Vor- und Nachteile. Entscheidend sind Datenhoheit, Ausfallsicherheit, Kosten und wer sich um die Technik kümmert.