Praxisorganisation Physiotherapie: Was Software im Alltag ändert

Ein Beispiel: Praxisorganisation Physiotherapie mit drei Therapeutinnen

Die Praxisorganisation in der Physiotherapie scheitert selten am Willen. Meist scheitert sie an den vielen kleinen Übergaben zwischen Empfang, Behandlungsraum und Büro. Wie sich das anfühlt und was eine Software daran ändern kann, zeigen wir an einem erfundenen Beispiel. Es ist frei konstruiert, aber so oder ähnlich in vielen Praxen denkbar.

Nehmen wir eine Praxis mit drei Therapeutinnen, einer Teilzeitkraft am Empfang und einer Inhaberin, die abends die Verwaltung erledigt. Der Terminkalender liegt in einem Programm. Die Verordnungen stecken im Ordner, sortiert nach Eingangsdatum. Eine Excel-Liste soll an Fristen erinnern, die Zuzahlungen stehen in einem Kassenbuch. Dokumentiert wird teils handschriftlich, teils in Textdateien.

Im Alltag passiert dann Folgendes: Eine Verordnung kommt per Post, der Empfang legt sie in den Ordner und trägt sie nicht sofort in die Liste ein. Zwei Wochen später fällt auf, dass ein Pflichtfeld fehlte und dass die Frist knapp wird. Eine Patientin steht an der Anmeldung, und niemand weiß auf Anhieb, ob die Zuzahlung schon beglichen ist. Eine Kollegin schreibt ihre Befunde auf Papier ab, weil sie die Notizen vom Vortag nicht mehr findet. Zum Quartalsende sitzt die Inhaberin am Wochenende über Verordnungen und sucht nach Lücken.

Keines dieser Probleme ist dramatisch. Zusammen kosten sie aber Nerven, und manchmal auch Geld, wenn eine Verordnung nicht abrechenbar ist.

Dieses Bild wurde mit KI erzeugt.

Die Lösung in Schritten

Eine Praxissoftware macht aus diesen losen Enden einen durchgehenden Ablauf. Unser Beispiel zeigt ihn mit den Funktionen von Thera X. Wichtig vorab: Belastbare, unabhängige Zahlen dazu, wie viel Zeit eine Software spart, kennen wir nicht. Deshalb beschreiben wir hier Abläufe, keine Prozentwerte.

Schritt 1: Die Verordnung wird beim Eingang geprüft

Statt die Verordnung in den Ordner zu legen, erfasst der Empfang sie sofort in der Patientenakte. Ein Verordnungsassistent mit Live-Prüfung weist bereits bei der Eingabe auf Unstimmigkeiten hin. Das Verordnungsmanagement verlagert sich damit vom Quartalsende an den Moment, in dem noch alles korrigierbar ist. Die Patientin kann im Zweifel gleich gefragt oder die Ärztin angerufen werden.

Schritt 2: Termine und Fristen hängen zusammen

Der Terminkalender kennt die Verordnung. Das Fristen-Frühwarnsystem meldet sich, wenn etwas knapp wird, bevor es zum Problem geworden ist. Die Excel-Liste mit den Fristen entfällt, und damit auch die Frage, wer sie zuletzt gepflegt hat. Welche Fristen konkret gelten, regelt die Heilmittel-Richtlinie. Die Software kann daran erinnern, aber die Verantwortung bleibt in der Praxis.

Schritt 3: Dokumentation findet am Behandlungsplatz statt

Die Therapeutin hält Befunde und Verlauf direkt in der Patientenakte fest, bei Bedarf mit der Körperkarte oder dem 3D-Modell. Wo etwas schmerzt oder behandelt wurde, ist dann sichtbar und muss nicht mühsam beschrieben werden. Trainingspläne für zu Hause entstehen aus derselben Akte. Wer vertiefen möchte, wie Dokumentation rechtssicher und zügig gelingt, findet dazu einen eigenen Beitrag in unserem Ratgeber.

Schritt 4: Zuzahlung, Rechnung und Abrechnung laufen zusammen

Die Zuzahlung wird in der Akte vermerkt, die Rechnung entsteht aus den erbrachten Leistungen. Eine Abrechnungsampel zeigt, welche Verordnungen vollständig sind und welche noch Aufmerksamkeit brauchen. Für die Kassenabrechnung ist die Abrechnung nach § 302 SGB V vorgesehen. Dabei erproben wir den Ablauf vor dem Start mit den Annahmestellen. Die Seite zu Abrechnung und Buchhaltung beschreibt, was sonst noch dazugehört, etwa die Buchhaltung mit EÜR und DATEV-Export. Die Inhaberin im Beispiel öffnet zum Quartalsende also eine Übersicht, statt Ordner zu durchsuchen.

Schritt 5: Die Daten bleiben in der Praxis

Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Deshalb liegen sie bei Thera X auf dem Praxis-Server oder auf einem eigenen vServer, eine Cloud ist nicht vorgeschrieben. Die Daten sind mit AES-256 verschlüsselt. Hauptplattform ist Windows. Linux-Server und vServer befinden sich in der Pilotphase, Android in einer Testversion, Mac sowie iPhone und iPad sind in Entwicklung. Prüfen Sie also vorab, ob Ihre Geräte zum Stand der Software passen.

Was auch die beste Software nicht erledigt

Zurück zu unserer Beispielpraxis. Auch mit Software bleibt der Empfang gefordert. Wenn Verordnungen liegen bleiben oder Notizen nicht eingetragen werden, hilft kein Programm. Der Gewinn entsteht, wenn eine feste Reihenfolge gilt: Verordnung erfassen, Termine planen, direkt dokumentieren. Wir empfehlen Praxen, diese Reihenfolge vor der Einführung kurz aufzuschreiben. Das ist ein Blatt Papier, mehr nicht. Es verhindert, dass die Software nur die alten Gewohnheiten digital abbildet.

Die drei Therapeutinnen in unserem Beispiel würden vermutlich in den ersten Wochen sogar etwas länger brauchen. Neue Abläufe sind zunächst Mehrarbeit. Planen Sie deshalb einen ruhigen Zeitraum für den Start ein und keine Woche mit vielen Urlaubern.

Und die Telematikinfrastruktur?

Für Heilmittelerbringer wurde die Anschlusspflicht an die TI vom 1. Januar 2026 auf den 1. Oktober 2027 verschoben. Die Bundesregierung hat diesen Termin im Mai 2026 bestätigt. Dazu gehören ein Heilberufeausweis und ein Praxisausweis (SMC-B). Die TI-Anbindung und KIM sind bei Thera X ab Dezember 2026 vorgesehen und im Preis enthalten.

Bei der elektronischen Heilmittelverordnung ist Vorsicht geboten. Der Referentenentwurf zum GeDIG nennt den 1. Juni 2029 als Termin. Das ist ein Entwurf und kein geltendes Recht. Das Bundeskabinett hat ihn im Juli 2026 beschlossen, Bundesratsausschüsse kritisieren aber die langen Umsetzungsfristen. Außerdem hat der G-BA die Überarbeitung der Heilmittel-Richtlinie eingeleitet. Wir halten es deshalb für sinnvoll, die eVerordnung erst einzubauen, wenn sie für Heilmittel verbindlich ist. So ist es auch geplant. Im Zweifel klärt Ihr Verband oder eine Rechtsberatung, was für Ihre Praxis konkret gilt.

Was das kostet und wie Sie es ausprobieren

Die Software kostet 39 € netto je gleichzeitig genutztem Arbeitsplatz und Monat, ein Handy oder Tablet kommt mit 10 € netto hinzu. Es zählt also die gleichzeitige Nutzung, nicht die Zahl der Beschäftigten. Wenn in unserem Beispiel nie mehr als drei Arbeitsplätze zugleich geöffnet sind, ergeben sich 117 € netto im Monat. Sie können 30 Tage kostenlos testen.

Wenn Sie von einer anderen Software wechseln, können wir die Datenübernahme aus CSV oder Excel übernehmen, ebenso Einrichtung und Schulung. Das sind eigene Leistungen gegen Aufpreis, sofern es technisch möglich ist. Am einfachsten sehen Sie selbst, ob der Ablauf zu Ihrer Praxis passt, wenn Sie sich die Software zeigen lassen. Sie können dazu gern eine Vorführung anfragen. Philipp Ramsch nimmt sich dafür Zeit und rechnet mit Ihnen durch, was in Ihrer Praxis sinnvoll ist.

Häufige Fragen

Wie viele Arbeitsplätze muss ich lizenzieren?

Berechnet wird je gleichzeitig genutztem Arbeitsplatz. Der Preis beträgt 39 € netto im Monat. Handys und Tablets kosten 10 € netto je Gerät und Monat. Es zählt also, wie viele Plätze zur selben Zeit geöffnet sind, nicht wie viele Personen in der Praxis arbeiten.

Brauche ich für die Software eine Cloud?

Nein. Die Daten bleiben auf dem Praxis-Server oder einem eigenen vServer. Gesundheitsdaten werden mit AES-256 verschlüsselt. Eine Cloud ist keine Pflicht.

Wann muss meine Praxis an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein?

Nach aktuellem Stand gilt für Heilmittelerbringer der 1. Oktober 2027, bestätigt von der Bundesregierung im Mai 2026. Für verbindliche Auskünfte zur eigenen Praxis wenden Sie sich bitte an Ihren Berufsverband oder eine Rechtsberatung.

Wann kommt die elektronische Heilmittelverordnung?

Der Entwurf zum GeDIG nennt den 1. Juni 2029. Das ist noch kein geltendes Recht, die Länder haben die Fristen kritisiert. Die Software soll die eVerordnung erhalten, sobald sie für Heilmittel verbindlich wird.

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und von der Redaktion geprüft.